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EJECUCION DE UN EVENTO

En el siguiente tema estaremos hablando de lo que es la ejecución de un evento, programación, evaluación, eventos especiales, pero no podemos hablar de la ejecución del evento sin antes definir lo que es un evento que no es mas que una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduación.

Luego pasamos a lo que es la ejecución del evento donde los organizadores se reúnen en un mismo lugar para ya darle formato y planificar lo que es el evento en si.

Siguiendo con otros pasos que mostraremos a continuación…

Evento

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros y que ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que uno mismo le ponga a una de estas, por ejemplo el casamiento de una amiga, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el segundo caso o en el caso de por ejemplo una ceremonia de entregas de premios, como pueden ser los Oscars, por lo menos, seguir el evento por televisión.


Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduación.


También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaños, un aniversario.


Luego, nos encontramos con los festivales que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros.


Otro de los tantos eventos que hay y que suelen ser los más celebrados y vistos por el género masculino, son los eventos deportivos o competiciones, entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de tenis, de básquet y de voleibol.

Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra la convención, que es la reunión de especialistas o fanáticos de un tema determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para intercambiar ideas, análisis, opiniones, materiales sobre el tópico en cuestión. Un ejemplo pueden ser las convenciones de fans de un grupo musical o de médicos clínicos.

Ejecución de un Evento

Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

Planificación y Organización de un Evento

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.


A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen.


Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento, es la de:

Realizar el presupuesto y el cronograma,

La selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro

La tramitación de permisos y autorizaciones

La supervisión de los servicios de transporte

Los servicios gastronómicos

La coordinación logística integral

Entre otros.

Se hace una clara definición del por que los objetivos, comité de planificación y el papel del coordinador, público beneficiario, presupuesto, formato y duración, asistencia prevista, programación, y lugar de la celebración.


Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de contingencia y de evacuación, servicios médicos y limpieza.

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.


Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes.


El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:

Elaboración de la lista de invitados

Envío de las invitaciones correspondientes

Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones

Contratación de catering

Contratación de un ambiente musical

Decoración del local

Contratación de transmisiones

Micrófonos y atril en caso de posibles discursos

Telefonía fija y móvil

Proyectores, Etc.

Compra de posibles obsequios a los asistentes

Contratación de azafatas y/o intérpretes

Un largo etc.


La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:


Debemos definiría los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.


Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.

Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización.


Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento.


Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.


Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.


Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.


Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.

Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos.


Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.


Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo.

Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.


El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.


Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

Evaluación del Evento

La evaluación es el proceso de verificación del evento. A través de la evaluación, el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden más y más exitosos cada año. A continuación encontrarás una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluación:


Evaluar como equipo. Tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del evento para debatir cómo salió, mientras los detalles están todavía frescos. Algunos de los asuntos que resulta interesante debatir:


El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?

¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?

- ¿Cuál fue la información formal e informal acerca del resultado del evento?

- Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no?


Registrar el resultado de la evaluación. Para registrar las ideas del Equipo acerca del evento, utilizar la página de consejos prácticos del Youth Venture titulada “Planilla de Resumen del Evento”. Llevar un registro acerca de las “lecciones aprendidas” mejorará los eventos venideros.

Pedir a los participantes información acerca del resultado del evento. Averiguar la opinión de los participantes acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta. La herramienta de Youth Venture “Modelo de Encuesta de Opinión del Evento” ofrece un ejemplo de encuesta que se puede repartir entre los participantes al término del evento.

Evaluación de resultado

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

Eventos Especiales

“El propósito de los eventos especiales es mover una base pequeña de donadores individuales al nivel medio. Los eventos son usualmente las peticiones más fáciles qué una organización puede hacer.”

¿Por qué tener un evento especial?

“Típicamente hay tres razones para tener un evento especial. La primera es para establecer visibilidad para la organización, la segunda es para cultivar nuevos donadores y la tercera es para recaudar fondos. Esté claro en el objetivo principal antes de comenzar. Muchos eventos especiales fallan porque el propósito no estaba claro”.

Visibilidad es extremadamente importante para cualquier organización. Un evento debe poner a su organización a la vista de la comunidad. Puede ayudarle a dar información al público sobre su organización al igual que promocionar su evento.

Ejemplo:

Si la visibilidad es su propósito principal, usted podría tener una conferencia de prensa, una subasta o una cena con un orador nacional, o una presentación, en lugar de tener un lavado de autos.

Cultivación: es el proceso de acercar a la gente a su organización. Patrocinar eventos puede ayudar a cultivar donadores. Sólo enviar una invitación ayuda a ampliar el conocimiento de su organización y el evento y aumentar potencialmente la conciencia de la gente.

Ejemplo:

Si quiere cultivar nuevos donadores, puede ofrecer una merienda, una visita de campo o una dedicación, en vez de patrocinar un torneo de boliche o una venta de objetos usados.

Potencial de ingresos Ésta es la parte de recaudación de fondos de los eventos especiales.

Ejemplo:

Si quiere recaudar dinero, podría también patrocinar una cena, un desfile de modas o un torneo de golf, en lugar de patrocinar una dedicación o celebrar el comienzo de una obra

El punto CONOZCA EL PROPOSITO DEL EVENTO

No confunda la misión de la organización con la misión del evento.

Ejemplo:

Asegúrese de que el tipo de evento no choca con su misión: (i.e. una prueba de vinos hecha por los alcohólicos anónimos, un tour en una mansión organizado por la coalición de abogacía de vivienda, una competencia de pistolas de juguete con pintura realizada por la comisión de paz.

Al concluir este tema de los eventos después de una larga búsqueda nos damos cuenta de la importancia que son la planificación, ejecución y sobre todo la evaluación de los eventos ya que a través de esta el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más y más exitosos cada año.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

Esperando que usted pueda acoger y aprender de la elaboración y preparación de un evento, sus componentes y el tiempo que este puede durar en su elaboración.


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