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PLANIFICACION DE UN EVENTO 3ra parte

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

Ejecución:
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

Pasos para ejecutar un evento
La Dirección y Organización Integral de Eventos es una herramienta táctica de la Comunicación Integral de un concierto. El organizador profesional de eventos es un profesional que crea, planifica, gestiona, organiza y produce, acontecimientos especiales que constituyen un campo en pleno desarrollo.

1er PASO
Personal de Atención

En caso de ser presentado por un Socio, debe traer carta de presentación, así mismo si solicita servicio para un evento no familiar, empresarial o gubernamental debe hacerlo por escrito.

2do PASO
Presentar Documentación requerida.
El Club Militar procede a enviar la cotización, bien sea personalmente, vía fax o correo electrónico.

3er PASO
Después de analizar y verificar la cotización por parte del interesado, y determinar los requerimientos por parte de la oficina de Eventos, se elabora el respectivo contrato, el usuario firma y Cancela en Caja de Recepción el valor acordado según especificaciones y políticas establecidas.

4to PASO
Pago en Efectivo o Cheque a la fecha, tarjeta de Crédito o Débito.
Se presenta recibo de pago en la Oficina de Eventos, constatando el pago, el cual confirma el compromiso por parte del cliente para realizar el evento


Realización del evento el día, la fecha y hora contratada
Entrega de raider técnico: Es crear el raider técnico y entregar a las empresas que van hacer todo lo eléctrico.

Definición de iluminación y sonido: Es definir con que empresas se va hacer la iluminación y sonido.

Firma contratos iluminación y sonido: Es firmar los contratos con las empresas la iluminación y sonido.

Personal puertas: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en el concierto.

Coordinación transporte aéreo: Es coordinar la llegada de la artista y su grupo de trabajo y la salida de todo el grupo.

Aduanas tramites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas hasta todo lo que usa en su presentación para que todos las cosas entren al país sin problema.

Llegada del grupo: Es coordinar la llegada del grupo al país y de todo lo que van hacer en la permanencia en nuestro país.

Salida del grupo: Es coordinar la salida del grupo del país.
Comunicaciones handies, celulares: Es la coordinación del la forma que se va a comunicar la producción desde el primer día hasta el ultimo a través de celulares, handies, etc.

Definición locales de venta de boletos: Es la coordinación de los lugares en donde se va a vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los locales.
Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya en

lugares definidos.
Definición seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y definir los lugares que necesitan seguridad.

Presupuestos: Es hacer el presupuesto para el concierto.
CONTRATO

El contrato se considera aceptado a la firma de las partes en donde quedará claramente estipulada la forma de pago y desde ya el socio faculta al Club para realizar los descuentos respectivos a que haya lugar.

Para la prestación de servicios a personas particulares, se requiere que el interesado sea presentado por un socio en forma escrita, quien expresamente manifestará que será solidario con las cuentas y comportamientos del presentado. La cancelación de un evento contratado se debe informar por escrito y con una antelación no menor a 72 horas, se autoriza expresamente a la Entidad para realizar los descuentos a que haya lugar.

Seguimientos
Las acciones de seguimiento se refieren a la necesidad de identificar, junto con los proveedores de capacitación, los aspectos, comportamientos o conocimientos que deben ser de especial atención por parte del área de gestión humana, con el fin de fomentar espacios que permitan a los referencia los elementos conceptuales y contextuales que le permitirán profundizar en los contenidos vistos.

Evaluación
La evaluación es el proceso de verificación del evento. A través de la evaluación, el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden mas se exitosos cada año.

Evaluación como equipo: tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del evento para debatir como salió, mientras los detalles están todavía frescos algunos de los asuntos que resulta interesante debatir.
Eventos Especiales

El propósito de los eventos especiales es mover una base pequeña de donadores individuales al nivel medio. Los eventos son usualmente las peticiones más fáciles qué una organización puede hacer.
¿Por qué tener un evento especial?

Típicamente hay tres razones para tener un evento especial. La primera es para establecer visibilidad para la organización, la segunda es para cultivar nuevos donadores y la tercera es para recaudar fondos. Esté claro en el objetivo principal antes de comenzar. Muchos eventos especiales fallan porque el propósito no estaba claro.

Visibilidad : es extremadamente importante para cualquier organización. Un evento debe poner a su organización a la vista de la comunidad. Puede ayudarle a dar información al público sobre su organización al igual que promocionar su evento.
Ejemplo:

Si la visibilidad es su propósito principal, usted podría tener una conferencia de prensa, una subasta o una cena con un orador nacional, o una presentación, en lugar de tener un lavado de autos.

Cultivación: es el proceso de acercar a la gente a su organización. Patrocinar eventos puede ayudar a cultivar donadores. Sólo enviar una invitación ayuda a ampliar el conocimiento de su organización y el evento y aumentar potencialmente la conciencia de la gente.

Dirección futura de la industria del congreso
La gente que trabaja en esta área cada vez tiene una función de mayor impacto en las empresas. Con estos nuevos roles, se requiere también cada vez más gente mejor preparada en estos temas.

La realización de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho dinero; por ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la ejecución de un evento deben considerarse dos preguntas básicas:

¿Es el evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos propuestos, o existe una forma más adecuada?

Si el evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo de evento debe considerarse?
En el desarrollo de actividades para la realización de un evento hay que considerar los siguientes puntos: el objetivo principal, número de participantes, lugar a realizarse, la duración, entre otros y las acciones del proceso que condicionarán el tipo de evento a realizar.

El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores, profesionales y prestadores de servicios, hacen cada vez más necesaria la capacitación y especialización de todos los que participan en el proceso de un evento. Las organizaciones vinculan los eventos no solo a sus estrategias de comunicación, sino también a las comercialización y ventas.

La rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad
Eventos en república dominicana

UNA CANCION POR HAITI
Hard Rock Café Santo Domingo y Dparranda Group, organizaron el concierto “Una Canción por Haití” con la participación de 18 grupos musicales y solistas de reconocida calidad que dieron lo mejor de su talento para ayudar al vecino país, afectado por un devastador terremoto. Pavel Núñez, Maridalia Hernández, Toque Profundo, Frank Ceara, Nelson Pocket, Bocatabú, Marel Alemany, Audrey Campos, Laura Rivera, Janio Lora, Son Abril, Diario de Nadie, Huellas Invisibles, Poda Pop, También Yo, Valentine y Tes-A-T, fueron las estrellas que dieron brillo a la noche.

Julio Iglesias celebrará 40 años en la música con dos conciertos en la RD
Santo Domingo.- El cantante español Julio Iglesias ofrecerá dos conciertos en noviembre próximo en la República Dominicana con motivo de la celebración de sus cuatro décadas en la música, informó hoy el organizador de ambos recitales.
El artista, que posee una casa en el lujoso complejo residencial de Punta Cana (este), se presentará el 5 de noviembre en el Palacio de los Deportes, en Santo Domingo, y el 7 en el complejo Gran Arena del Cibao, en la provincia de Santiago (norte).

El organizador de ambas presentaciones, el empresario dominicano George Nader, dijo que dichos conciertos “prometen ser sin precedentes” y “significarán un reencuentro masivo con el público dominicano y cualquier otro seguidor extranjero que se encuentre en el país”.

Además, apuntó, será la primera vez que el cantante español se presentará en la región norte del país.
“Siempre soñamos con tener la oportunidad de presentar a Julio Iglesias en dos escenarios de gran capacidad donde una buena cantidad de sus fanáticos pueda verlo actuar”, subrayó el empresario en un comunicado.
El cantante español actuará en la nación caribeña en el marco de su gira mundial titulada “Julio Iglesias en Concierto”, que ya se ha presentado con éxito este año en varias ciudades del Medio Oriente, así como del Norte y Sur América, recordó Nader.

Iglesias concluyó hace poco un tour nacional en España, donde reunió a más de 30.000 fanáticos en cinco conciertos.

Organizadores de Eventos Ordenado por Popularidad en república dominicana
Fabiola Decoraciones y Festejos: Empresa dedicada a la organización de eventos y alquileres distinguiéndose de las demás empresas del mercado, por su servicio todo incluido. Este servicio abarca las áreas de decoración, alquileres, preparación de buffet, picadera, bizcochos, maestría de ceremonia, luces, audio, video, fotografía, arreglos florales y servicio a la mesa.


D'Fiesta: Planificacion de actividades sociales. Servicios de decoracion, buffet, mozos, alquiler, video y fotografia, y servicio de música a su selección , con DJ o música en vivo.


Arteluz: Coordinacion , decoracion y montajes de bodas y eventos. Servicios de alquiler de muebles, ottomales, mesas, sillas y manteleria. Techos en trussing, pista de baile en led y normales, tarimas, tapado de piscina en flexiglass, luces led, inteligentes y convencionales, y discolight.

Claudia Fiestas: Empresa de servicios de Oganización y Decoracion de Eventos Festivos y Corporativos. Alquiler de elementos y accesorios relacionados con eventos festivos y corporativos, complementado esto con la organización y decoración de eventos. Santiago, Republica Dominicana. Paola Festejos: Empresa encargada de organizar eventos localizada en la ciudad de Santiago, República Dominicana. Organización de cualquier tipo de evento en todas sus áreas: música, refrigerios, mantelería, cristalería, decoración, fotografía y video, entre otros, brindando muchos servicios y facilidades a sus clientes. Organizacion de eventos tales como: Bodas, Bautizos, Cumpleaños, Cócteles, Refrigerios, Buffet etc., tanto particulares como empresariales.

Bonchecitos: Somos una empresa de animación y organización de todo tipo de eventos para niños. Animación de Baby Showers, actividades escolares, cumpleaños y eventos para niños en general. Vestuario disponible para los Temas: Payasos, payasitas, mariquitas, mariposas, vaqueros, granjeros, marineros, cazadores, azafatas de navidad, princesas, porristas y otros. Muñecos o personajes de moda; Barney, Buz Like Year, Spiderman, Superman, Batman, Powers Rangers, Mickey Mouse, Dora, Bob Esponja, Papá Increíble, Hello Kitti y muchos más.

Alkifiesta: Nuestro Slogan, Podemos Ayudarte! define muy bien lo que hacemos. Somos una empresa de alquileres, coordinacion y preparacion de eventos, tanto corporativos (inauguraciones, lanzamiento de productos, Actividades para Empleados, etc.) como sociales (Bodas, Cumpleaños, Quinceaños, Baby shower, Despedidas de Soltera, etc.). Trabajamos con los mejores decoradores y wedding planners del pais y nuestro mayor enfoque es ayudarte a que tu evento quede tal como lo soñaste. Localizados en la José Herrera No. 4, Cerros de Gurabo lll, Santiago.


Super Eventos y Bodas: Productores de eventos sociales y empresariales. Decoracion de iglesia, Decoracion de eventos, Buffet y Exquisitos bocadillos. Servicios de catering para empresa. Alquileres en general. Contacto: Josely y Milca decoradores de interior. Telefonos: 809-682-7889 cel 829-380-6860, email: super-eventos@hotmail.com

Fiestas Palace: Fiestas Palace brinda un completo abanico de alternativas destinadas a la planificación, organización y coordinación de sus eventos, caracterizadas por nuestra dedicación profesional exclusiva. Gestionamos y supervisamos cada uno de los servicios que brindamos, y estamos a cargo de toda la logística de su evento.

Happy Moments, Organización de Fiestas Infantiles: Happy Moments, todo lo que necesitas para organizar un evento infantil. Bautizos, cunmpleaños, invitaciones, bizcochos, picaderas y todo lo que puedas necesitar.
Celebremos, S.A.: Empresa dedicada a la organizacion de eventos en general. Servicios de animacion, decoracion, sonido, audiovisuales y alquileres entre otros. Elaboracion de cumpleaños, animacion de personajes, promociones, participacion en ferias, bodas, baby showers, rally y eventos infantiles.

Floresco Nova: Floresco Nova, compañia lider en el mercado en la decoracion y coordinacion de eventos.

Vargas Servicios de Catering: Empresa dirigida por un equipo de profesionales del área hotelera y con un personal altamente capacitado para el desempeño del catering y montaje de eventos en general. Planificacion de eventos corporativos y sociales, y bodas. Alquiler de equipos, carpas, gacebos, techos, truss, ramos de novia, plasma, audio y mucho mas.

SKeventos: Skeventos, es una compañía creada con el fin de satisfacer las más exigentes necesidades a la hora de convertir esos momentos especiales tan soñados en realidad.Contamos con una gran variedad de equipos en óptimas condiciones listos para dar ese toque único que usted busca en cada uno de sus eventos Alquileres y Eventos Milena Santana Buffets: Empresa dedicada a ofrecer toda una gama de servicios que van desde la planificación de actividades sociales tales como bodas, bautizos, cumpleaños, conferencias y fiestas en general. Supliendo ademas, todos los servicios que implican cualquiera de las actividades mencionadas. Jean Roldan Ocasiones y Eventos: Empresa que se dedica a la realización y asesoría de todo tipo de eventos sociales, con una trayectoria ininterrumpida desde el año 1992, caracterizándose por la entrega a tiempo de sus trabajos. Los eventos que realizamos son únicos, garantizándole a nuestros clientes exclusividad de nuestros accesorios, con una entrega personalizada y creativa.


Mi propia visión de futuro
El éxito es consecuencia de una imagen positiva de su futuro es
Proyeccion, estrategica de un desafio innovador,
Tenemos que aceptar que el futuro es una realidad que tarde o temprano todos tenemos que vivir.

Pensar en el futuro, pues es allí donde pasaremos el resto de nuestra vida. Manejarnos con una actitud positiva, respecto al futuro es el arma más poderosa que podemos tener para producir cambios

El futuro no es el lugar hacia donde nos dirigimos. Es el lugar que estamos construyendo y que dependerá de lo que hagamos en el presente. Por eso, la mejor manera de prever el futuro es crearlo.


En conclusión ,mas que definir, se puede decir que organizar un evento es coordinar de manera precisa y acertada cada ingrediente para que el mismo no sea solo una mera reunión. La diferencia entre “organizar un evento” y “hacer un evento” radica en “la forma” y “el fondo” del mismo, esto quiere decir que no sólo tiene que tener un objetivo claro y estratégico, sino que cada elemento que utilice debe cumplir un objetivo puntual y representar a la empresa en todas sus formas. Un evento es una carta de presentación ante la sociedad, público, medios o prensa; muestra el “quien es” y “como es” una empresa o institución.

anteriormente consta de características específicas y que lo difieren a uno de otro, pero existen conceptos generales a tener en cuenta a la hora de realizar y organizar cualquier tipo de evento: como por ejemplo contar con el asesoramiento correspondiente de quienes son los “expertos” de la organización, la idea de este asesoramiento es optimizar lo que tenemos y planificar junto a la empresa como conseguir los mejores resultados de dicho evento, ya sea respuestas a corto plazo como a lo largo del tiempo. Cada evento consta de una disposición ceremonial y protocolar, y más aún cuando nuestras visitas son autoridades.



marisol Polanco Estudiantede turismo

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