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EL PRESUPUESTO

Generalidades del Presupuesto Empresarial en la Gerencia Estratégica:
La actitud de presupuestar debe de estar en las actividades humanas desde tiempo de las primeras civilizaciones desde los imperios babilónicos y romanos se debía planear las actividades de acuerdo y acorde con los cambios climáticos, para aprovechar los tiempos de lluvia y asegurar las producción de alimentos.

Las noticias relativamente recientes fundamental y practica del presupuesto, como herramienta de planificación y control tuvo su origen en el sector gubernamental a finales del siglo XVII.

Desde el punto de vista la palabra se deriva del francés antiguo bougette o bolsa, dicha sección intento perfeccionarse en el idioma ingles con el termino budget de uso común y que se traduce en nuestro idioma como presupuesto.

Después de la primera guerra mundial tanto el sector publico como el privado, comenzaron a generar la utilización de presupuesto para calcular el control de gasto se hicieron para tener en cuenta los recursos destinados para gastar y obtener máximos rendimientos, adecuados durante una operación determinada.

Los empresarios deben planear la manera de tener utilidades, en donde la empresa planifique de manera coherente los resultados a obtener en orden de utilidades tomando como iniciativa los recursos humanos.

El punto de partida del proceso de planificación de utilidades es el diagnostico de los factores internos y externos que pueden afectar positiva como negativamente las estrategias, programas a establecer en cada área funcional. Las conclusiones aportadas por los diagnósticos internos y externos constituirán la plataforma para definir el futuro de la organización, trazar los planes de desarrollo y buscar el pleno empleo de los recursos económicos disponibles y viables de conseguir.

Definiciones de Presupuesto:
Método sistemático y formalizado para lograr las responsabilidades directivas de planificación, coordinación y control.

Conjunto coordinado de previsiones que permiten conocer con anticipación algunos resultados considerados básicos por el jefe de la empresa.

Expresión cuantitativa formal de los objetivos que se propone alcanzar la administración de una empresa en un periodo, con la adopción de las estrategias necesarias para lograrlos.


Las organizaciones hacen parte de un medio económico en el que predomina la incertidumbre, por ello deben planear sus actividades si pretenden sostenerse en el mercado competitivo, puesto que cuanto mayor sea la incertidumbre, mayores serán los riesgos por asumir.


El presupuesto surge como herramienta moderna de planeamiento y control al reflejar el comportamiento de la competencia y de indicadores económicos como los enunciados.
El Presupuesto y La Gerencia Estratégica:


La gerencia es dinámica si recurre a todos los recursos disponible, y uno de ellos es el presupuesto, el cual empleado de una manera eficiente genera grande beneficios.
Los conceptos de aquellos que dicen que sus negocios marchan bien sin presupuestos, no se pueden compartir. Por otro lado hay otros que afirman que hacer gerencia es lograr objetivos por medio de otros y por eso se requiere:
Fijar planes generales de acción para el futuro.
Pensar con creatividad.


Comparar resultados, hacer un análisis de variaciones y fijar soluciones adecuadas.
La gerencia debe entender que la instalación y la vigilancia del sistema tienen su costo y por tanto debe concederle la importancia que merece.
El Presupuesto y La Planeación Estratégica:


La planeación estratégica son fases importantes del proceso de planeación, la definición de la misión y la visión de la organización, el diagnostico del entorno y de las condiciones internas para identificar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades.


Los presupuestos se hallan en el nivel mas detallados de la planeación al constituir una expresión financiera de los resultados esperados, en tiempo y económicos, para la entidad y cada una de sus aéreas. Este aspecto de concreción le da al presupuesto una importancia fundamental la cual se deriva la necesidad de organizar un sistema de información que reporte oportunamente la ejecución presupuestal y permite hacer el seguimiento con respecto a las operaciones, los insumos, lo producido, los resultados obtenidos y su reflejo en la situación financiera.


El Presupuesto y El Proceso de Dirección:
La función de los buenos presupuestos en la administración de un negocio se comprende mejor cuando estos se relacionan con los fundamentos de administración misma: planeación, organización, coordinación, dirección y control.


La planeación y el control como funciones de la gestión administrativa se materializan en el proceso de elaboración de un presupuesto. Por otro lado, la organización, la coordinación y la dirección permiten asignar recursos y poner en marcha los planes con el fin de alcanzar los objetivos.

El control presupuestarios es el medio de mantener el plan de operaciones dentro de los limites preestablecidos, mediante el se comparan los resultados reales frente a los presupuestos, se determinan las variaciones y se suministran a la administración elementos de juicio para la aplicación de acciones correctivas.

Según investigaciones realizadas por el Instituto Hamilton, de Estados Unidos, el principal logro de los empresarios de grandes corporaciones radico en la participación activa de todos los niveles de la administración en el proceso presupuestal. Se considera que cuanto mas participación se de al personal administrativo y operativo de una empresa, mejores resultados alcanzados, pues esto los motivara, se sentirán autorrealizados y asumirán el compromiso de alcanzar los objetivos propuestos.
Ciertos gerentes de algunas compañías en muchas ocasiones se quejan de la inefectividad de sus presupuestos, sin considerar que estos fueron preparados por el departamento financiero y no por el personal de administración. Sus resultados son un juego de cifras superficiales en vez de un presupuesto originado por el personal que tiene que ver con el problema directamente.


Clasificación de los Presupuestos:
Los presupuestos pueden clasificarse desde diversos puntos de vistas. Algunos de sus principales enfoques son:

Según la flexibidad:
Rígidos, estáticos, fijos o asignados: estos se elaboran para un solo nivel de actividad en lo que no se puede reajustar el costo acordado, sin importar las variaciones que sucedan.

Flexibles o variables: son efectuados para diferentes niveles de actividad y se adaptan a las circunstancias que surjan en el momento. Muestran los ingresos, costos y gastos ajustados al tamaño de operaciones manufactureras o comerciales.}

Según el periodo que cubran:
A corto plazo: se planifican para cumplir el ciclo de operaciones de un año.
A largo plazo: se adoptan presupuestos de este tipo cuando emprenden proyectos de inversión en actualización tecnológica, ampliación de la capacidad instalada, integración de intereses accionarios y expansión de los mercados.
Según el campo de aplicabilidad en la empresa:

De operación o económicos: incluye la presupestacion de todas las actividades para el periodo el cual se elabora, cuyo contenido se resume en un estado de pérdidas y ganancias.

Financieros: incluye el caculo de partidas y rubros que inciden fundamentalmente en el balance.
4 Según el sector en el cual se utilicen:

Del sector público: son los que cuantifican los recursos que requieren los gaStos del funcionamiento, la inversión y el servicio de la deuda pública de los organismos y las entidades oficiales.

Del sector privado: este se utilizan como base de planificación de las actividades organizacionales.
Objetivos a largo plazo, estrategias, políticas y control versus áreas funcionales de la empresa:

Unos de los aspectos mas importantes por analizar en las organizaciones actuales es que estas tienen su razón de ser, fijan objetivo, formulan estrategias, definen políticas y controlan sus recursos en las diferentes áreas de operación. Lo definido en cada una de las áreas permite alcanzar lo que se propone la administración de la empresa.



Metodología para la Elaboración del Presupuesto.
Labor de Concientización:
Es la que debería adelantarse en los niveles operativo y administrativo. Desde el punto de vista operativo, la concientización es crucial porque en ella recae la ejecución de lo que la dirección se propone en materia fabril y comercial. Pero en la administración se necesita persuadir los cuadros gerenciales sobre las ventajas de la adopción de un sistema presupuestal.

Determinación de las Características Empresariales:
Las variables relacionadas a continuación son importantes en el trabajo desarrollado para que los planes tengan dimensiones cuantitativas y monetarias:

Situación Financiera: la imagen consolidada ante las entidades financieras, los inversionistas y los proveedores contribuyen a la obtención de fondos que aunados a la generación interna de recursos condicionaran las decisiones a tomar en áreas como la investigación y el estudio de las oportunidades de crecimientos.

Eficiencia y Productividad: los índices de eficiencia, que guardan estrecha relación con el sistema logístico y la naturaleza de los procesos administrativos y los coeficientes de productividad tienen influencia notable sobre los costos, y por ende, sobre la fijación de los precios.

Políticas Gerenciales: en el financiamiento, la expansión de actividades gravitara en el presupuesto, dada la influencia de los diversos canales de financiación sobre la amortización de capitales, el reconocimiento de dividendos y la cancelación de intereses.


Evaluación del Entorno:
En los planes y presupuestos se debe tener en cuenta aspecto del entorno. Las expectativas se centran para enfrentar las compañías rivales y por tanto, se impone la evaluación de parámetros como la imagen de marca, los gustos y las preferencias de los consumidores y las tendencias de participación en el mercado donde se actúa.

Organización del Trabajo Presupuestal:
Para asegurar la elaboración del presupuesto en el tiempo establecido y garantizar la intervención de los diferentes niveles organizacionales deben definirse las actividades por asignar a los participantes en dicha labor.

En Empresas Pequeñas y Medianas: cuando las operaciones empresariales no son complejas y son de tamaño reducido, el trabajo presupuestal es responsabilidad de un departamento de contabilidad, en cuyo caso la jefatura asume lo sigt:

Reuniones con la dirección general y las jefaturas de cada departamento para conocer el pensar de cada uno de ellos.
Revisar el sistema de contabilidad de costo.

Difundir la técnica de presupuestos, en los niveles operativo y administrativo.
Preparar informes sobre las tendencias de ventas y costos para la dirección general.
Presentar informes periódicos que permitan cotejar los resultados previstos y los reales.


En Empresas Grandes: si la empresa maneja operaciones comerciales grandes proporciones nacional e internacionalmente y posee capacidad económica, se sugiere que el comité de presupuestos que asuma las sigts funciones:

Recibir los presupuestos parciales de cada departamento, analizarlos y plantear las observaciones necesarias.
Aprobar el presupuesto general.
Considerar y aprobar cambios al presupuesto.
Recibir y estudiar los informes sobre los presupuestos previstos y ejecutados.

Etapas de la Preparacion del Presupuesto:
Si se busca que el empresario recurra al presupuesto como herramienta de planeamiento y control, debe considerarse las etapas siguientes en su preparación.
1.Preiniciación: en esta etapa se evalúan los resultados obtenidos, se analizan las tendencias de los principales indicadores empleados para calificar la gestión gerencial, se efectua la evaluación de los factores ambientales y se estudia el comportamiento de la empresa.

La escogencia de las estrategias competitivas interpreta la naturaleza de los objetivos generales y específicos determinados por la dirección.
2.Elaboración del Presupuesto: con base en los planes aprobados por parte de la gerencia, entonces se procede según las siguientes pautas:

En el campo de ventas, su valor dependerá de las perspectivas de los volúmenes a comercializar previstos y a los precios.

En lo productivo se programaran las cantidades a fabricar según los estimativos de ventas.

Con base en los programas de producción y en las políticas que regulan los niveles de inventarios de materia prima, se calculan las compras en términos cuantitativos y monetarios.

Es competencia de los encargados de la función presupuestal recopilar la información de la operación normal y los programas que ameriten inversiones adicionales.

3.Ejecución: en el proceso administrativo la ejecución se relaciona con la puesta en marcha de los planes, y el interés de alcanzar los objetivos trazados.

En esta etapa el director de presupuestos tiene la responsabilidad de prestar colaboración a las jefaturas con el fin de asegurar el logro de los objetivos consagrados al planear.

4Control, Monitoreo, Seguimiento y Acompañamiento en tiempo real:
Para un mejor desenvolvimiento de los resultados y fijar los objetivos y los a l hora de presupuestar utilizando base económicas y estadísticas para suministrar instrumentos de pura valía para los concepto de planificación con la coordinación de actividades y los flujos de aplicación de la información.

5Evaluación: al culminar el proceso para el cual fue hecho el presupuesto, se prepara un informe de los resultados obtenidos. Será necesario analizar las fallas y reconocer los éxitos del mismo.


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