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miércoles, 24 de agosto de 2011

TURISMO DE EVENTOS

Introducción

En los últimos años el turismo de eventos y reuniones se fue incrementando, contribuyendo al desarrollo de la actividad e impulsando la creación de nuevos emprendimientos. Hoteles y centros de convenciones forman parte de la oferta dispuesta al servicio de los visitantes que llegan por eventos, congresos y viajes de incentivo. Las instituciones académicas capacitan profesionales para atender este importante segmento de la demanda, y la SECTUR y los operadores invierten en las principales ferias y exposiciones de Turismo para atraer visitantes. Sin embargo, las frecuencias aéreas a los destinos turísticos del país se redujeron, sobre todo, en las temporadas bajas.

Esto incomoda la participación del turista de eventos, que al necesitar viajar en una fecha determinada no puede hacerlo debido a la escasez de vuelos. No hay que darle la oportunidad a otros mercados altamente competitivos, para que vuelvan a llevarse lo que tanto esfuerzo nos costó.



Turismo de Eventos

El Turismo de eventos, representa aproximadamente el 20% de las llegadas internacionales y se caracteriza por ritmos de crecimientos sostenidos, manifestando una alta rentabilidad y contribución al desarrollo de otros sectores relacionados. Para la aclaración de la naturaleza de la modalidad de Turismo de Eventos, es necesario remontarse a sus orígenes y al origen de la industria turística en general, así como establecer el marco conceptual de dicha modalidad, lo que incluye las definiciones propias y sus características específicas, así como los diferentes criterios de clasificación existentes para los eventos lo que constituye el contenido fundamental de este trabajo.

Origen

Los eventos surgen como un reclamo de la sociedad que necesita reunirse por razones de asociarse en un determinado entorno geográfico, en colectivos y grupos. Son un hecho económico y cultural que permite un intercambio social, técnico, profesional y científico.

Si atendemos a la evolución a lo largo del tiempo de la actividad turística, observamos que se nos manifiesta como un fenómeno complejo y con una larga trayectoria. En la Antigüedad y la Edad Media encontramos viajeros que se desplazan por motivos religiosos, de esparcimiento, de comercio, de descubrimiento, etc. Durante los siglos XV al XVIII podemos hablar de las primicias del turismo.

En el siglo XIX y primera mitad del XX, se sientan las bases del turismo moderno, con una corriente elitista para, tras la Segunda Guerra Mundial, dar paso al turismo de masas con un fuerte grado de democratización debido a factores económicos, sociales, culturales y la creciente urbanización, al tiempo que se diversifican las formas del turismo (costa, montaña, nieve, rural, salud, urbano, cultural, religioso, de negocios, reuniones etc.), con grandes disparidades entre los países desarrollados y los menos desarrollados, destacando una fuerte concentración de la demanda en Europa, América del Norte (EE.UU. y Canadá) y Japón, especialmente de sus poblaciones urbanas y con motivaciones muy diversas, al tiempo que, recientemente, se ha producido la emergencia de una serie de países(Caribe, Sudáfrica, Sudamérica, Costa mediterránea de África, China, Tailandia, etc.), que captan una parte, cada vez más importante de los flujos turísticos

Thomas Cook tiene la reputación de ser el primer agente de viaje que en 1841 alquiló un tren para llevar 540 personas a una convención antialcohólica; organizó el viaje al precio de un chelín por viajero en la trayectoria de ida y vuelta de Leicester a Loughborough

Definiciones

Revisar los conceptos y definiciones acerca del turismo de eventos es una tarea compleja, por la utilización indistinta de diferentes términos para caracterizar la actividad del turismo de eventos: se habla de industria, de sector, de sub-sector y de negocio. Esto tiene una repercusión más allá de la falta de información sobre aspectos teóricos- científicos, que afectan a la medición del mercado de reuniones como son: la repercusión sobre la fiabilidad de los resultados y la limitación que impone al análisis de los datos disponibles; inadecuado nivel de confianza de los datos de partida que se utilizan actualmente para construir las estadísticas del mercado de reuniones; falta de registro de un número considerable de reuniones lo que genera una infravaloración del mercado de reuniones y carencia de estadísticas sobre los viajes de incentivos

No obstante lo anterior, se puede concluir que los términos que generalmente forman el lenguaje técnico de esta modalidad turística son los que se exponen a continuación a partir de su definición por diferentes autores:

Evento: Término genérico que designa a cualquier tipo de reunión profesional de corte científico, técnico, cultural, deportivo, educativo, político, social, económico, comercial, religioso, promocional o de otra índole que facilite el intercambio de ideas, conocimientos, y/o experiencias entre los participantes”.

“Turismo de eventos: incluye congresos, convenciones, ferias, exposiciones, viajes de incentivo, festivales. Es una modalidad del turismo de negocios, que moviliza esencialmente a líderes de opinión en distintas ramas del conocimiento, la ciencia, la tecnología, la finanzas o el comercio”.

“Turismo de reuniones es aquel que genera un conjunto de actividades económicas como consecuencia de la organización de encuentros de un destino a elegir y cuyos motivos giran entorno a temas profesionales [3]

“Turismo de reuniones: Actividades económicas asociadas a la realización de congresos, convenciones, viajes de incentivo, y otras reuniones similares a estas (jornadas, encuentros conferencias, simposios, foros, seminarios, cursos…) convocados por motivos profesionales y/o asociativos”.

Turismo de negocios es un conjunto de corrientes turísticas cuyo motivo de viaje está vinculado con la realización de actividades laborales y profesionales llevadas a cabo en reuniones de negocio, congresos y convenciones con diferentes propósitos y magnitudes. [5]

La anterior es la definición más aceptada del término "Turismo de negocios". Este mercado en su variante grupal, incluye numerosos segmentos y productos relacionados con la organización de reuniones de negocios, con diferentes propósitos y magnitudes. Se distinguen dos tipos de Turismo de Negocios: el individual y el grupal. El primero comprende a los viajeros de negocios, que por cuestiones inherentes a sus actividades, se desplazan de una ciudad a otra o de un país a otro para desarrollar actividades relacionadas con su profesión. El segundo comprende los eventos que conocemos como Congresos, Convenciones, Incentivos y Exposiciones

En la conferencia (Iguazú 2005) de la OMT lo ha definido como: “Sector de reuniones y eventos (también conocido como sector de las reuniones, viajes de incentivos, conferencias y exposiciones o sector de las MICE ( Meeting, incentives, congresses, exhibitions), es aquel que abarca las actividades basadas en la organización, promoción, venta y distribución de reuniones y eventos; productos y servicios que incluyen reuniones gubernamentales, de empresas y de asociaciones; viajes de incentivos de empresas, seminarios, congresos, conferencias, convenciones, exposiciones y ferias” [6]


Clasificación de los eventos

Los eventos se clasifican a partir de diferentes criterios

Cuadro 1 Clasificación de los eventos.

Según su carácter o tipología

Por su naturaleza

A partir de su generación

Según entidades que los convoquen

Congresos, conferencias, simposio, seminario, debate convención, reunión, informal, panel o debate de experto, mesa redonda, taller, asamblea, exposiciones y ferias, festivales, coloquio, jornada, eventos multidestinos, eventos itinerantes, eventos virtuales, viaje de incentivos.

Eventos internacionales

Eventos

nacionales con participación extranjera

Eventos nacionales

Diseño propio

Sede Captada

Gubernamentales

No gubernamentales

Corporativos

Según sector generador

Según el tamaño o número de delegados

Según sus objetivos

Científico -Técnicos

Médicos

Ciencias sociales y económicos

Agricultura y medio ambiente

Culturales

Deportivos y náuticos.

Leyes

Educación

Comerciales

Pequeños
(50 hasta 249 delegados)

Medianos
(250 hasta 499 delegados)

Grandes
(
entre los 500
hasta 2000 participantes
)

Mega eventos
(más de 2000)

Mini eventos
(entre 35 y 45 delegados)

Eventos promociónales

Eventos informativos

.Eventos formativos-didácticos

Eventos de refuerzo de relaciones sociales

Eventos de relaciones internas

Eventos de relaciones externas


Elaboración propia a partir de diversas fuentes

Dada la gran variedad de criterios de clasificación que se observan en el Cuadro 1, es preciso realizar algunas precisiones al respecto.

Según la clasificación de la Asociación Internacional de Congresos y Convenciones (ICCA) que es el criterio más aceptado en el mundo, las reuniones internacionales son aquellas que reúnen tres requisitos: que asistan por lo menos 50 participantes extranjeros; que sean organizados con una frecuencia regular y que su sede rote por al menos tres países diferentes. En cambio para la Unión Asociaciones Internacionales (UIA) los parámetros para un congreso internacional son: mínimo de 300 participantes, 40% de ellos extranjeros en relación al país sede y pertenecientes a cinco nacionalidades distintas y además duración mínima de 3 días.

En relación a la clasificación a partir de su generación, son eventos de Diseño Propio, cuando la idea es generada por una organización que se encuentra ubicada en una ciudad del propio país, mientras que las Sedes Captadas son eventos generados por una asociación y/o institución cuyas ediciones son realizadas en diferentes países. Clasificación según las entidades que los convocan básicamente hay tres tipos gubernamentales, no gubernamentales, corporativos. Por otro lado si atendemos a una clasificación según el sector económico/científico que las genere serían reuniones Económico/Comerciales, Médico/Sanitarias, Culturales, Científico/Tecnológicos. Según la información del ICCA se demuestra que aun queda un importante mercado de eventos pequeños (50 hasta 249 delegados) y medianos (250 hasta 499 delegados) pero que la tendencia es el crecimiento de los eventos de mayor tamaño especialmente los que se agrupan entre los 500 hasta 2000 participantes. Los llamados mega eventos de varios miles de participantes (más de 2000) también tiende acrecentarse

Una vez expuesta la clasificación de los eventos, es preciso abordar las características propias del Turismo de Eventos.

Características del Turismo de Eventos.

La primera característica que salta a la vista es que puede afirmarse que en su totalidad estos encuentros están destinados al intercambio del conocimiento en distintas áreas de la actividad humana, lo cual la convierte en una actividad de un alto valor agregado. Esta primera característica nos lleva a afirmar una segunda: la irrupción en los últimos años y el desarrollo vertiginoso de modernas técnicas de comunicación "no personales" tales como las video conferencias, Internet y Chat, entre otras, Sin embargo, está claro que la tecnología en general, sólo es una importante e invalorable herramienta al servicio de la actividad, no su reemplazante

Entrando en lo que podríamos llamar las caracterizaciones "de mercado", la que primero debe mencionarse es que por la tipología de quienes viajan con esta motivación de viaje estos realizan un elevado gasto turístico, entre otros motivos por viajar "subvencionados" (laboratorios, corporaciones, empresas, gobiernos), tener personalmente un buen nivel de ingreso, por el tipo de alojamiento utilizado mayormente, así como la realización de viajes pre evento o post evento. A ello deben sumarse los importantes gastos que se originan en la ciudad sede con motivo de la propia realización de la reunión. En síntesis, se trata de un turismo altamente rentable.

La siguiente característica es que se trata de un segmento del turismo que contribuye fuertemente al quiebre de la estacionalidad turística, sin desconocer que la actividad en si misma tiene su propia estacionalidad. Otra característica es que la actividad contribuye al crecimiento de los negocios, producto del intercambio comercial/empresarial que de los eventos se derivan .Por último debemos tener en cuenta que la cadena de valor del turismo en general es de por sí “mano de obra intensiva” y la cadena de valor de los eventos se suma a la propia del turismo, multiplicando su valor como generadora de empleo

Finalmente, una importante característica del Turismo de Eventos es que en su gestión intervienen diversos actores, los cuales son:

Generadores de eventos: organismos e instituciones y empresas tanto de carácter público como privado, que han visto en la organización de estas reuniones la vía más adecuada para el logro de sus objetivos. Asociaciones, fundaciones, colegios profesionales, universidades y entidades públicas de distintos sectores de la industria que se sirven de este mercado para consolidar alianzas relacionales

Operadores Profesionales: Agencias de viajes especializadas con un departamento dedicado en exclusiva a la organización de eventos que puede abarcar tanto la faceta de emisora como receptiva. Ofrecen las mismas garantías empresariales que una agencia de viaje. Dan al cliente un servicio especializado que solamente las agencias de viaje con departamento especial pueden ofrecer. Son organizadores profesionales de congresos las empresas especializadas en la operación de eventos en general

Buró de convenciones: Son organismos sin fines lucrativos cuyo objetivo principal es la captación de turismo de negocio para la ciudad (o país) creados por instituciones públicas y con la participación de instituciones públicas o privadas, cámara de comercio u otros entidades profesionales del sector turístico tanto público como privado. Es en si misma es una oficina que facilita información actualizada y objetiva sobre la infraestructura y servicio que tiene la ciudad (o país) para la organización de congresos, convenciones y viaje de incentivo.

Una vez desarrollado el marco conceptual, en el epígrafe siguiente se abordan aspectos relacionados con el desarrollo y las tendencias internacionales de la modalidad.

Desarrollo y tendencias a nivel internacional del Turismo de Eventos.

El crecimiento y desarrollo nada lento del turismo de eventos está relacionado con el auge del turismo, por lo que esta modalidad se consolida definitivamente como fenómeno de interés turístico y económico en la década de los años 50 hasta ocupar en los año 70 un lugar de importancia dentro de los diferentes productos turísticos .

En 1970 se celebraron en todo el mundo unos 4000 congresos internacionales con la participación de dos millones y medio de personas entre congresistas y acompañantes y en el período de 1979 hasta 1998 mostró un crecimiento del 79 % en contraste con el 60% en el mismo período en la afluencia de turistas individuales

Plantea Rodríguez Millares que este proceso de evolución impuso la necesidad de establecer estrechas coordinaciones entre entidades homólogas, primero de un mismo país y después a escala de regiones, internacionalmente, da origen al nacimiento de organismos internacionales. Este fenómeno surge y se desarrolla en los países de primer mundo mucho antes de llegar a la región del Caribe y América Latina. La primera organización establecida fue la que agrupó a los Buroes de Convenciones, en este caso, ACVB (Asociación Internacional de Buroes de Convenciones y Visitantes) que fue constituida en 1914. Entre las más representativas de estas organizaciones se destaca ICCA (Asociación Internacional de Congresos y Convenciones) creada en 1963.

Posteriormente surge la que agrupa a los OPC (Organizadores Profesionales de Congresos) la IAPCO (Asociación Internacional de Organizadores Profesionales de Congresos) creada en 1968. Otra institución de gran importancia es MIP (Meeting Professional Internacional) fundada en 1972 y que agrupa a todos los factores independientes de su actividad. En América Latina y el Caribe este desarrollo fue más lento, la Asociación de Ferias Internacionales de América AFIDA se creo en 1969 y se logra crear la (COCAL) Confederación de Entidades Organizadoras de Congresos y Afines de América Latina en Buenos Aires un período tan tardío como 1985 cuyos antecedentes están en el primer congreso organizado en Lima en1980 y la Organización de Buró de Convenciones de América Latina y el Caribe que se crea en Ciudad de la Habana en 1998.

Son varias las razones que hacen de esta actividad un negocio atractivo: en primer lugar reporta grandes beneficios con ingresos per cápita muy superiores a las del turismo de sol y playa. Vale recordar que en año 1997 el turismo de evento reportó ingresos por casi 170 mil millones de dólares, mientras que la Asociación Internacional de Congresos Y Convenciones (ICCA) estima que en la actualidad esta cifra es superior a los 280 mil millones de dólares. Según ICCA Europa recibe el 50% de todos los turistas que participan en esta modalidad mientras los EEUU recibe un 30%.

La región Asia – Pacifico con el 16% se ha posicionado de un buen segmento tanto de su entorno intrarregional como del que recibe de los principales mercados emisores, Estados Unidos y los países de Europa. América Latina y el Caribe apenas llegan a un 5% y se sigue en espera de la puesta en práctica de una estrategia que permita alcanzar al menos el 12% en los próximos años.

Eventos Turísticos

Dominican anual Tourism Exchange 2007

La octava versión de esta feria está pautada del 12 al 14 de abril del 2007 en el Club Caleton del Barcelo Convention Certer de Punta Cana. El mismo es organizado por la Asociación Nacional de Restaurantes (ASONAHORES), el Consejo de Promoción Turística (CPT) y la Asociación de Hoteles del Este, con la finalidad de comercializar los productos turísticos del pais. Esta feria, que cuenta con el patrocinio de la Secretaría de Estado de Turismo sirve como punto de encuentro para que los touroperadores que comercializan el producto dominicano realicen transacciones con mas de 150 suplidores del sector turístico dominicano.

Dominical Anual Touring Exchange, DATE 2007

La octava edición de este evento es celebrada del 12 al 14 de abril del 2007, en Bávaro, Punta Cana, bajo la organización de la Asociación Nacional de Holetles y Restaurantes (Asonahores) y el Consejo de Promoción Turística.El mismo es considerado como el mas importante evento de comercialización del turismo criollo, pues durante su celebración se efectúan centenares de transacciones entre los operadores de hoteles y las agencias de viajes internacionales. con los suplidores líderes del turismo dominicano

I FERIA DE ANDALUCIA EN EL CARIBE Utilizar Mayús+Entrar para abrir el menú (nueva ventana)

Este evento está pautado del 5 al 8 de abril del 2007, en Altos de Chavón, Casa de Campo. El mismo integra actividades musicales, bailables, gastronómicas y actividades deportivas tales como torneos de golf, polo, regata, y chichiguas. Esta feria contará con la presencia de la destacada diseñadora de modas andaluza Pilar Vera, quien dirigirá el desfile de trajes flamencos, así como de Miss España, Elizabeth Reyes.

XII feria Ecoturistica

Este evento tiene el objetivo de sensibilizar a las comunidades en torno a las posibilidades de explotar sus patrimonios naturales, productivos y culturales a través de la práctica del ecoturismo, así como el motivar a emprender proyectos en esa dirección. Esta actividad es organizada por la Fundacin Ciencia y Arte, la misma se desarrolla en cuatro vertientes: exhibiciones, programas científicos, artístico-cultural y excursiones.

Bolsa Internacional de Turismo Berlín 2007. Utilizar Mayús+Entrar para abrir el menú (nueva ventana)

Este evento tiene el objetivo de analizar la tendencia del turismo mundial, así como alertar sobre los efectos que podría tener en el sector un cambio climático; insistir en la importancia de diversificar la oferta turística a nivel mundial, así cpmo en el cuidado de los recursos naturales ante los efecto negativos del cambio climático que empieza a obligar a replantear las estrategias de turismo. Este evento pautado del 5 al 12 de marzo del 2007 contará con una delegación de unas treinta empresas dominicana.

FERIA DE TURISMO, GASTRONOMÍA Y ENTRETENIMIENTO. Utilizar Mayús+Entrar para abrir el menú (nueva ventana)

Esta feria, pautada del 22 al 24 de septiembre del 2006, es organizada por la Cámara de Comercio de Lima, Perú, en el Museo de la Nación de Lima, Perú.

X BOLSA TURÍSTIUtilizar Mayús+Entrar para abrir el menú (nueva ventana)CA DEL CARIBE

Este evento, pautado del 3 al 5 de mayo del 2006, es de gran interés para la industria turística nacional e internacional, ya que la misma reune a los sectores público y privado, en una significativa contribución al fomento, la promoción, comercialización y desarrollo del turismo de la región. esta contará con sesiones profesionales, citas personalizadas, presentación del producto turístico, rueda de negocios y actividades adicionales de gran interés.

Conclusión

Al estudiar el turismo de eventos, también llamado turismo o industria de reuniones, segmento del turismo de negocio, sector de reuniones – incentivos – congresos y exposiciones, la principal dificultad que se encuentra es la ausencia de un marco conceptual definido.Existe una gran heterogeneidad en las definiciones y criterios a la hora de abordar el tema, a pesar de que los organismos internacionales han tratado de integrar al menos la terminología referida.

El turismo de eventos es un segmento muy rentable por el alto nivel de ingresos que aporta y por el impacto que produce en otras ramas y sectores de la economía y en el propio turismo. Entre sus tendencias fundamentales están la de ser altamente competitivo y la de estar concentrados los mercados en países del primer mundo (Europa y América del Norte). Los países de América Latina, hoy considerada una región emergente, deberán dirigir sus esfuerzos a lograr estrategias integradoras que les permitan apoderarse de parte de este mercado.

no

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miércoles, 17 de febrero de 2010

PLANIFICACION DE UN EVENTO 3ra parte

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

Ejecución:
Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

Pasos para ejecutar un evento
La Dirección y Organización Integral de Eventos es una herramienta táctica de la Comunicación Integral de un concierto. El organizador profesional de eventos es un profesional que crea, planifica, gestiona, organiza y produce, acontecimientos especiales que constituyen un campo en pleno desarrollo.

1er PASO
Personal de Atención

En caso de ser presentado por un Socio, debe traer carta de presentación, así mismo si solicita servicio para un evento no familiar, empresarial o gubernamental debe hacerlo por escrito.

2do PASO
Presentar Documentación requerida.
El Club Militar procede a enviar la cotización, bien sea personalmente, vía fax o correo electrónico.

3er PASO
Después de analizar y verificar la cotización por parte del interesado, y determinar los requerimientos por parte de la oficina de Eventos, se elabora el respectivo contrato, el usuario firma y Cancela en Caja de Recepción el valor acordado según especificaciones y políticas establecidas.

4to PASO
Pago en Efectivo o Cheque a la fecha, tarjeta de Crédito o Débito.
Se presenta recibo de pago en la Oficina de Eventos, constatando el pago, el cual confirma el compromiso por parte del cliente para realizar el evento


Realización del evento el día, la fecha y hora contratada
Entrega de raider técnico: Es crear el raider técnico y entregar a las empresas que van hacer todo lo eléctrico.

Definición de iluminación y sonido: Es definir con que empresas se va hacer la iluminación y sonido.

Firma contratos iluminación y sonido: Es firmar los contratos con las empresas la iluminación y sonido.

Personal puertas: Es contratar a la gente que va a trabajar en las puertas en el concierto.

Coordinación transporte aéreo: Es coordinar la llegada de la artista y su grupo de trabajo y la salida de todo el grupo.

Aduanas tramites: Es coordinar todo lo que trae la artista desde sus cosas hasta todo lo que usa en su presentación para que todos las cosas entren al país sin problema.

Llegada del grupo: Es coordinar la llegada del grupo al país y de todo lo que van hacer en la permanencia en nuestro país.

Salida del grupo: Es coordinar la salida del grupo del país.
Comunicaciones handies, celulares: Es la coordinación del la forma que se va a comunicar la producción desde el primer día hasta el ultimo a través de celulares, handies, etc.

Definición locales de venta de boletos: Es la coordinación de los lugares en donde se va a vender los boletos para el concierto y firmar los contratos con los locales.
Venta de boletos: Es comenzar a vender las entradas para el concierto y ya en

lugares definidos.
Definición seguridad: Es hacer los contratos con la gente de seguridad y definir los lugares que necesitan seguridad.

Presupuestos: Es hacer el presupuesto para el concierto.
CONTRATO

El contrato se considera aceptado a la firma de las partes en donde quedará claramente estipulada la forma de pago y desde ya el socio faculta al Club para realizar los descuentos respectivos a que haya lugar.

Para la prestación de servicios a personas particulares, se requiere que el interesado sea presentado por un socio en forma escrita, quien expresamente manifestará que será solidario con las cuentas y comportamientos del presentado. La cancelación de un evento contratado se debe informar por escrito y con una antelación no menor a 72 horas, se autoriza expresamente a la Entidad para realizar los descuentos a que haya lugar.

Seguimientos
Las acciones de seguimiento se refieren a la necesidad de identificar, junto con los proveedores de capacitación, los aspectos, comportamientos o conocimientos que deben ser de especial atención por parte del área de gestión humana, con el fin de fomentar espacios que permitan a los referencia los elementos conceptuales y contextuales que le permitirán profundizar en los contenidos vistos.

Evaluación
La evaluación es el proceso de verificación del evento. A través de la evaluación, el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden mas se exitosos cada año.

Evaluación como equipo: tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del evento para debatir como salió, mientras los detalles están todavía frescos algunos de los asuntos que resulta interesante debatir.
Eventos Especiales

El propósito de los eventos especiales es mover una base pequeña de donadores individuales al nivel medio. Los eventos son usualmente las peticiones más fáciles qué una organización puede hacer.
¿Por qué tener un evento especial?

Típicamente hay tres razones para tener un evento especial. La primera es para establecer visibilidad para la organización, la segunda es para cultivar nuevos donadores y la tercera es para recaudar fondos. Esté claro en el objetivo principal antes de comenzar. Muchos eventos especiales fallan porque el propósito no estaba claro.

Visibilidad : es extremadamente importante para cualquier organización. Un evento debe poner a su organización a la vista de la comunidad. Puede ayudarle a dar información al público sobre su organización al igual que promocionar su evento.
Ejemplo:

Si la visibilidad es su propósito principal, usted podría tener una conferencia de prensa, una subasta o una cena con un orador nacional, o una presentación, en lugar de tener un lavado de autos.

Cultivación: es el proceso de acercar a la gente a su organización. Patrocinar eventos puede ayudar a cultivar donadores. Sólo enviar una invitación ayuda a ampliar el conocimiento de su organización y el evento y aumentar potencialmente la conciencia de la gente.

Dirección futura de la industria del congreso
La gente que trabaja en esta área cada vez tiene una función de mayor impacto en las empresas. Con estos nuevos roles, se requiere también cada vez más gente mejor preparada en estos temas.

La realización de eventos ha constituido una industria en la que se invierte mucho dinero; por ello, antes de tomar cualquier decisión sobre la ejecución de un evento deben considerarse dos preguntas básicas:

¿Es el evento el medio o recurso más apropiado para alcanzar los objetivos propuestos, o existe una forma más adecuada?

Si el evento es el medio más adecuado, ¿Qué tipo de evento debe considerarse?
En el desarrollo de actividades para la realización de un evento hay que considerar los siguientes puntos: el objetivo principal, número de participantes, lugar a realizarse, la duración, entre otros y las acciones del proceso que condicionarán el tipo de evento a realizar.

El manejo eficiente de las relaciones con los proveedores, profesionales y prestadores de servicios, hacen cada vez más necesaria la capacitación y especialización de todos los que participan en el proceso de un evento. Las organizaciones vinculan los eventos no solo a sus estrategias de comunicación, sino también a las comercialización y ventas.

La rentabilidad presente y futura de la empresa es maximizada en términos de costos y efectividad
Eventos en república dominicana

UNA CANCION POR HAITI
Hard Rock Café Santo Domingo y Dparranda Group, organizaron el concierto “Una Canción por Haití” con la participación de 18 grupos musicales y solistas de reconocida calidad que dieron lo mejor de su talento para ayudar al vecino país, afectado por un devastador terremoto. Pavel Núñez, Maridalia Hernández, Toque Profundo, Frank Ceara, Nelson Pocket, Bocatabú, Marel Alemany, Audrey Campos, Laura Rivera, Janio Lora, Son Abril, Diario de Nadie, Huellas Invisibles, Poda Pop, También Yo, Valentine y Tes-A-T, fueron las estrellas que dieron brillo a la noche.

Julio Iglesias celebrará 40 años en la música con dos conciertos en la RD
Santo Domingo.- El cantante español Julio Iglesias ofrecerá dos conciertos en noviembre próximo en la República Dominicana con motivo de la celebración de sus cuatro décadas en la música, informó hoy el organizador de ambos recitales.
El artista, que posee una casa en el lujoso complejo residencial de Punta Cana (este), se presentará el 5 de noviembre en el Palacio de los Deportes, en Santo Domingo, y el 7 en el complejo Gran Arena del Cibao, en la provincia de Santiago (norte).

El organizador de ambas presentaciones, el empresario dominicano George Nader, dijo que dichos conciertos “prometen ser sin precedentes” y “significarán un reencuentro masivo con el público dominicano y cualquier otro seguidor extranjero que se encuentre en el país”.

Además, apuntó, será la primera vez que el cantante español se presentará en la región norte del país.
“Siempre soñamos con tener la oportunidad de presentar a Julio Iglesias en dos escenarios de gran capacidad donde una buena cantidad de sus fanáticos pueda verlo actuar”, subrayó el empresario en un comunicado.
El cantante español actuará en la nación caribeña en el marco de su gira mundial titulada “Julio Iglesias en Concierto”, que ya se ha presentado con éxito este año en varias ciudades del Medio Oriente, así como del Norte y Sur América, recordó Nader.

Iglesias concluyó hace poco un tour nacional en España, donde reunió a más de 30.000 fanáticos en cinco conciertos.

Organizadores de Eventos Ordenado por Popularidad en república dominicana
Fabiola Decoraciones y Festejos: Empresa dedicada a la organización de eventos y alquileres distinguiéndose de las demás empresas del mercado, por su servicio todo incluido. Este servicio abarca las áreas de decoración, alquileres, preparación de buffet, picadera, bizcochos, maestría de ceremonia, luces, audio, video, fotografía, arreglos florales y servicio a la mesa.


D'Fiesta: Planificacion de actividades sociales. Servicios de decoracion, buffet, mozos, alquiler, video y fotografia, y servicio de música a su selección , con DJ o música en vivo.


Arteluz: Coordinacion , decoracion y montajes de bodas y eventos. Servicios de alquiler de muebles, ottomales, mesas, sillas y manteleria. Techos en trussing, pista de baile en led y normales, tarimas, tapado de piscina en flexiglass, luces led, inteligentes y convencionales, y discolight.

Claudia Fiestas: Empresa de servicios de Oganización y Decoracion de Eventos Festivos y Corporativos. Alquiler de elementos y accesorios relacionados con eventos festivos y corporativos, complementado esto con la organización y decoración de eventos. Santiago, Republica Dominicana. Paola Festejos: Empresa encargada de organizar eventos localizada en la ciudad de Santiago, República Dominicana. Organización de cualquier tipo de evento en todas sus áreas: música, refrigerios, mantelería, cristalería, decoración, fotografía y video, entre otros, brindando muchos servicios y facilidades a sus clientes. Organizacion de eventos tales como: Bodas, Bautizos, Cumpleaños, Cócteles, Refrigerios, Buffet etc., tanto particulares como empresariales.

Bonchecitos: Somos una empresa de animación y organización de todo tipo de eventos para niños. Animación de Baby Showers, actividades escolares, cumpleaños y eventos para niños en general. Vestuario disponible para los Temas: Payasos, payasitas, mariquitas, mariposas, vaqueros, granjeros, marineros, cazadores, azafatas de navidad, princesas, porristas y otros. Muñecos o personajes de moda; Barney, Buz Like Year, Spiderman, Superman, Batman, Powers Rangers, Mickey Mouse, Dora, Bob Esponja, Papá Increíble, Hello Kitti y muchos más.

Alkifiesta: Nuestro Slogan, Podemos Ayudarte! define muy bien lo que hacemos. Somos una empresa de alquileres, coordinacion y preparacion de eventos, tanto corporativos (inauguraciones, lanzamiento de productos, Actividades para Empleados, etc.) como sociales (Bodas, Cumpleaños, Quinceaños, Baby shower, Despedidas de Soltera, etc.). Trabajamos con los mejores decoradores y wedding planners del pais y nuestro mayor enfoque es ayudarte a que tu evento quede tal como lo soñaste. Localizados en la José Herrera No. 4, Cerros de Gurabo lll, Santiago.


Super Eventos y Bodas: Productores de eventos sociales y empresariales. Decoracion de iglesia, Decoracion de eventos, Buffet y Exquisitos bocadillos. Servicios de catering para empresa. Alquileres en general. Contacto: Josely y Milca decoradores de interior. Telefonos: 809-682-7889 cel 829-380-6860, email: super-eventos@hotmail.com

Fiestas Palace: Fiestas Palace brinda un completo abanico de alternativas destinadas a la planificación, organización y coordinación de sus eventos, caracterizadas por nuestra dedicación profesional exclusiva. Gestionamos y supervisamos cada uno de los servicios que brindamos, y estamos a cargo de toda la logística de su evento.

Happy Moments, Organización de Fiestas Infantiles: Happy Moments, todo lo que necesitas para organizar un evento infantil. Bautizos, cunmpleaños, invitaciones, bizcochos, picaderas y todo lo que puedas necesitar.
Celebremos, S.A.: Empresa dedicada a la organizacion de eventos en general. Servicios de animacion, decoracion, sonido, audiovisuales y alquileres entre otros. Elaboracion de cumpleaños, animacion de personajes, promociones, participacion en ferias, bodas, baby showers, rally y eventos infantiles.

Floresco Nova: Floresco Nova, compañia lider en el mercado en la decoracion y coordinacion de eventos.

Vargas Servicios de Catering: Empresa dirigida por un equipo de profesionales del área hotelera y con un personal altamente capacitado para el desempeño del catering y montaje de eventos en general. Planificacion de eventos corporativos y sociales, y bodas. Alquiler de equipos, carpas, gacebos, techos, truss, ramos de novia, plasma, audio y mucho mas.

SKeventos: Skeventos, es una compañía creada con el fin de satisfacer las más exigentes necesidades a la hora de convertir esos momentos especiales tan soñados en realidad.Contamos con una gran variedad de equipos en óptimas condiciones listos para dar ese toque único que usted busca en cada uno de sus eventos Alquileres y Eventos Milena Santana Buffets: Empresa dedicada a ofrecer toda una gama de servicios que van desde la planificación de actividades sociales tales como bodas, bautizos, cumpleaños, conferencias y fiestas en general. Supliendo ademas, todos los servicios que implican cualquiera de las actividades mencionadas. Jean Roldan Ocasiones y Eventos: Empresa que se dedica a la realización y asesoría de todo tipo de eventos sociales, con una trayectoria ininterrumpida desde el año 1992, caracterizándose por la entrega a tiempo de sus trabajos. Los eventos que realizamos son únicos, garantizándole a nuestros clientes exclusividad de nuestros accesorios, con una entrega personalizada y creativa.


Mi propia visión de futuro
El éxito es consecuencia de una imagen positiva de su futuro es
Proyeccion, estrategica de un desafio innovador,
Tenemos que aceptar que el futuro es una realidad que tarde o temprano todos tenemos que vivir.

Pensar en el futuro, pues es allí donde pasaremos el resto de nuestra vida. Manejarnos con una actitud positiva, respecto al futuro es el arma más poderosa que podemos tener para producir cambios

El futuro no es el lugar hacia donde nos dirigimos. Es el lugar que estamos construyendo y que dependerá de lo que hagamos en el presente. Por eso, la mejor manera de prever el futuro es crearlo.


En conclusión ,mas que definir, se puede decir que organizar un evento es coordinar de manera precisa y acertada cada ingrediente para que el mismo no sea solo una mera reunión. La diferencia entre “organizar un evento” y “hacer un evento” radica en “la forma” y “el fondo” del mismo, esto quiere decir que no sólo tiene que tener un objetivo claro y estratégico, sino que cada elemento que utilice debe cumplir un objetivo puntual y representar a la empresa en todas sus formas. Un evento es una carta de presentación ante la sociedad, público, medios o prensa; muestra el “quien es” y “como es” una empresa o institución.

anteriormente consta de características específicas y que lo difieren a uno de otro, pero existen conceptos generales a tener en cuenta a la hora de realizar y organizar cualquier tipo de evento: como por ejemplo contar con el asesoramiento correspondiente de quienes son los “expertos” de la organización, la idea de este asesoramiento es optimizar lo que tenemos y planificar junto a la empresa como conseguir los mejores resultados de dicho evento, ya sea respuestas a corto plazo como a lo largo del tiempo. Cada evento consta de una disposición ceremonial y protocolar, y más aún cuando nuestras visitas son autoridades.



marisol Polanco Estudiantede turismo

PRESENTACION DE UN EVENTO TURISTICO

A continuación estaremos tratando los siguientes temas:


Ø Etapa de preparación del evento.

Ø Presentación de un evento.

Ø Mercado mundial de un evento.

Ø Creación de una oficina de eventos.

Ø Organización internacional de la industria de turismo de eventos.


A continuación le estaremos mostrando los pasos esenciales para la preparación de un evento en general su presentación la forma de crear una oficina dedicada a la presentación de eventos sociales en general sean estos políticos religiosos atléticos o artísticos o de interés científicos., veremos la influencia que este a tenido en los últimos años y su desarrollo en las ultimas décadas.

La preparación de un evento

Con la finalidad de ejemplificar el tipo de preparación que se tiene que dar en un evento sea este social o deportivo, se describe una lista de control que puede ser útil como base para la preparación de eventos similares; este plan tiene la ventaja de que crea una conciencia ecológica entre la audiencia y genera ingresos al mismo tiempo (por medio de la venta de estos materiales).


Preparación del pre-evento

Identifique a los grupos involucrados y haga un compromiso con respecto a su plan de reciclaje. Sus involucrados (stakeholders) incluyen a proveedores, personal, voluntarios, contratistas, patrocinadores, participantes y la comunidad en general.


Acciones:

1. Nombre a un coordinador.

2. Decida si usted necesita comprometer a contratistas para Realizar cualquiera de las acciones siguientes. Asigne cada acción al personal, voluntarios, o contratista.

3. Si contratistas serán comprometidos para manejar la colección y levantamiento de reciclables y otra basura, incluya una cláusula en su contrato como:

PLANEACIÓN DE UN EVENTO LISTA DE CONTROL

PREPARACIÓN DEL EVENTO

¿QUIÉN ES RESPONSABLE? ¿PARA CUÁNDO?

1. Nombre al coordinador El comité de organización para seleccionar a un miembro 3 meses antes

2. Use a un contratista o al personal El coordinador coloca las citas de contratistas para reciclaje o colección. 2 meses antes

3. Incluya una cláusula del contrato El coordinador hace el contrato 6 semanas antes

4. Diseñe el plan de reciclaje El contratista en consulta con el coordinador 4 semanas antes

5. Elegir sistema de 2 o 3 contenedores N/A 4 semanas antes

6. Plan de sitio de contenedores El contratista en consulta con el coordinador 4 semanas antes

7. Identificación de contenedores N/A

8. Consiga los letreros de identificación de los contenedores El contratista 4 semanas antes

9. Identifique las áreas de servicio y organice la identificación para los recipientes grandes El contratista en consulta con el coordinador 1 semana antes

10. Organice colocación, uso y colección de contenedores El contratista 1 semana antes

11. Codifique las bolsas de acopio El contratista 1 semana antes

12. Comunique el plan a los involucrados El coordinador 2 meses antes

13. Plan de colecciones trastienda El coordinador consulta con los vendedores y aconseja al contratista 1 semana antes

14. Chequeo de materiales usados por los vendedores en el evento El coordinador 2 meses antes

15. Identifique oportunidades de re-uso El coordinador 1 semana antes

16. Cite al portavoz de los medios de comunicación El coordinador 2 meses antes

17. Promueva actividades de reciclaje El portavoz de los medios de comunicación Empiece 2 meses antes


ANUNCIE EL RESULTADO

1. Limpieza El contratista Día después

2. Entregue el material a los depósitos y el basural El contratista vía contratistas subalternos Día después

3. haga una retroalimentación El coordinador Semana después

4. Recopile los informes de reciclaje El coordinador Semana después

5. Continuación con los medios de comunicación El portavoz de los medios de comunicación Semana después

Presentación de un evento

A la hora o en el momento de presentar un evento debe de tenerse en cuenta el mayor de los factores que es el flujo grama el cual vendrá arrastrando con el la toma de decisiones y cada uno de los componentes de éxito que usted tiene a su favor entre los cuales están la publicidad y el tiempo.

Luego que se efectúa la toma de decisiones es necesario tener en cuenta que esta debe de emplearse de la manera a adecuada en las diferentes decisiones a tomar durante el transcurso de la presentación del evento


Entre los factores que conlleva la toma de decisiones y el flujo grama están:

Ø Quien es el auspiciador.

Ø Tipo de invitados.

Ø Que tipo de evento será.

Ø Donde se realizara.

Ø Quien lo presentara.

Ø Equipos y maquinarias.

Ø Recursos humanos.

Ø Brindis de A Y B.

Ø Montaje y preparación.

Ø Tiempo.

Ø Metas.

Mercado mundial de un evento

El mercado mundial de un evento es la red el internet, este es el mayor mercado para promover vender y promocional un evento sea este local nacional o mundial, ya que este cuenta con las más grandes revistas de mercado, Mercado de Reuniones llevado adelante por Market Probe International Inc. Además por la revista Meetings & Conventions y el famoso The Social Market El mercado social

¿Cómo iniciar un servicio de planificación de eventos u oficina de eventos.

¿Cuánto dinero se necesita para comenzar su negocio de planificación de eventos?

Eso dependerá del costo de vida en el área de su negocio sirve y si usted trabaja desde casa o desde el espacio de oficinas de alquiler.


Tenga en cuenta que mientras trabajar desde casa será mantener sus costos bajos, no se puede iniciar ninguna, pero el más pequeño de la planificación de eventos de negocios en una cinta de zapatos.


Abajo se muestran los costos de inicio para un caso hipotético de creación de una oficina de eventos. Las empresas de alta final ocupa 500 metros cuadrados de espacio de oficinas.


El propietario / administrador de este negocio cuenta con un completo planificador de tiempo menor y un contador de medio tiempo, así como los empleados temporales que se ocupan de su trabajo de oficina y que pueden ayudar a preparar diversos eventos.

Gastos en:

Ø (CSEP Certificado Profesional de Eventos Especiales) o CMP (Certified Meeting Planner).

Ø Alquiler.

Ø Equipo.

Ø Inventario.

Ø Licencias e Impuestos.

Ø Comunicaciones.

Ø Nómina.

Ø Publicidad y Promoción.

Ø Honorarios Legales y Contabilidad.

Ø Seguros (1 º Trimestre).


Como regla general, los acontecimientos sociales se desarrollan más los fines de semana y días festivos.

Éstos son las tareas principales que podría ser completar como planificador de eventos:


Para los grandes eventos, la investigación significar asegurarse de que hay una demanda para el evento mediante la realización de encuestas, entrevistas o la investigación de grupos focales.


La investigación en cambio puede significar averiguar todo lo que pueda acerca de los proveedores y los invitados.


La investigación también puede significar hablar a los planificadores que han producido otros hechos similares a aquella en la que se está trabajando.

O puede que te encuentres leyendo sobre las cuestiones de las costumbres y la etiqueta, especialmente si no está familiarizado con un tipo particular de evento


Independientemente del tipo de evento que esté planeando, la investigación debe incluir la solicitud de su cliente un montón de preguntas y escribir las respuestas.


Diseño. Su creatividad viene más en juego en la fase de diseño de la planificación de eventos, durante los cuales esbozar el conjunto "sentir" y "mirada" del evento.


Usted puede contratar a un consultor de planificación de eventos; tener a alguien que organiza fiestas observar un gran éxito de su evento, un plan de post-mesa redonda de discusión de eventos con sus empleados, obtener información de otros profesionales que trabajan en el evento, como el proveedor o el cantinero, o huéspedes encuesta en o después del evento.

Organización internacional de la industria de turismo de eventos


turismo de evento es un fenómeno que en las ultimas décadas a alcanzado su mas amplio desarrollo a nivel mundial ya que este es el encargado de las mayoría de los eventos tanto científicas, sáciales económicos, políticos, religiosos, ecléticos y artístico, que se realizan en todo el mundo.


La industria hotelera juega un papel muy importante y determinante debido a que estos son los mayores organizadores de eventos a nivel mundial.


Estos cuentan hoy día asta con un gerente de eventos el cual a su vez dirige un personal totalmente acto y capacitado por completo para la dirección y preparación de cualquier tipo de ceremonia evento congreso o conferencia que se efectué en el recinto.


La O.M.T es la principal organización de la industria del turismo de eventos y convenciones.

Pues ya para concluir este es un tema de suma importancia debido a que es una actividad que cada día es mas notable en el han vito social, es necesario que se abarque mas información sobre este tema ya que esta están muy escasas y debe de dársele mayor seguimiento e importancia para continuar con su desarrollo y futura dirección.

Pues espero que dicho ensayo pueda ser de interés y aportar algunas informaciones con respecto a los eventos y a su desarrollo en el ámbito de la industria turística y hotelera.

WILLIAN CASTRO estudinte de turismo