Seasonal Foods

Entradas populares

ORGANIZCION DE EVENTOS Y CONVERNCIONES

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduación.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaños, un aniversario.

A continuación se dataran elementos que facilitan la organización y la ejecución de un evento.

a organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento, es la de:

v Realizar el presupuesto y el cronograma,

v La selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro

v La tramitación de permisos y autorizaciones

v La supervisión de los servicios de transporte

v Los servicios gastronómicos

v La coordinación logística integral

v Entre otros.

Se hace una clara definición del por que los objetivos, comité de planificación y el papel del coordinador, público beneficiario, presupuesto, formato y duración, asistencia prevista, programación, y lugar de la celebración. Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de contingencia y de evacuación, servicios médicos y limpieza.

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.

Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes.

El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:

1. Elaboración de la lista de invitados

2. Envío de las invitaciones correspondientes

3. Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones

4. Contratación de catering

5. Contratación de un ambiente musical

6. Decoración del local

7. Contratación de transmisiones

    • Micrófonos y atril en caso de posibles discursos
    • Telefonía fija y móvil
    • Proyectores, Etc.

1. Compra de posibles obsequios a los asistentes

2. Contratación de azafatas y/o intérpretes

3. Un largo etc.

En nuestra experiencia, montar un evento es una herramienta de marketing promocional muy eficaz y potente. Permite acercarse y conocer al cliente, comunicarse con él y transmitirle la imagen y los productos/servicios de nuestra empresa de una manera cercana y amable incluso en un ambiente distendido.

Lo más importante es plantearse qué objetivo se persigue organizando el evento. Deberemos conocer quién va a ser nuestro público objetivo y hay que establecer un resultado para poder realizar comparativas y análisis. Ambas cuestiones deben ser mediales y cumplir con las características u objetivos planteados.

Debemos plantearnos continuamente durante la preparación/planificación/pre-organización del evento si es realmente preciso organizarlo. En algún momento de su estudio es posible que se planteen otras técnicas de promoción y marketing con iguales o mejores resultados que el evento. Algunas de estas técnicas son: las relaciones públicas, la publicidad, el marketing directo, el merchandising, las ferias, un showroom.
Si considera que es interesante organizar el evento:

v Reconozca cuáles son sus límites personales y pida ayuda y colaboración, lo necesitará.

v Conozca cuánto presupuesto dispone para realizar el evento.

v Plantéese el valor diferencial de su evento, para lo cual debe conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP (very important person - persona muy importante). La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés a su evento.

v Estudie las debilidades y las fortalezas del evento. Reduzca las debilidades y evite perder las fortalezas.

v Conozca los recursos internos en su empresa y las personas que componen su grupo de trabajo.

v Imagine, innove y no copie de otros eventos a los que haya acudido o conozca: la originalidad es clave para el discurrir del evento y su publicidad.

v Aprenda de la experiencia de otros.

v Potencie lo que le gustó de otros eventos adaptándolo a su empresa y su sector.

v Planifique la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable al que dirigirse en caso de consultas.

v Decida si va a encargar la organización del evento fuera de su empresa o lo van a realizar desde dentro; cada opción tiene sus propias ventajas e incovenientes.

v Publicite el evento para que le ayude a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda.

v Utilice todos los medios publicitarios a su alcance: telemarketing, Internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa...

v Organice la agenda del evento de una manera atractiva y clara.

Y días después del evento toca medir los resultados. Si los ha establecido de antemano, podrá valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifique cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos apalabrados...), mida cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a su evento, calcule el número de asistentes, etc. Guarde estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetIDOS


Diseño y cotización : Es en este estadio en el que se establecen los objetivos, el mensaje que comunicar al público participante y las expectativas que el organizador del evento tiene con relación a la realización de la reunión.

Producción: El conjunto de gestiones previas al inicio de la reunión y que tienen por objeto la preparación de los recursos que componen el evento.

Preponderantemente se trata de contratación de proveedores y coordinación entre las prestaciones.

Montaje: Disposición de los recursos técnicos y humanos en el lugar donde se llevará a cabo el evento.

Ejecución: Fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

Desmontaje: Retiro de los materiales y elementos utilizados en la reunión.

Evaluación de resultados: Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

v Debemos definiría los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.

v Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.

v Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización.

v Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento.

v Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.

v Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.

v Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.

v Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.

v Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos.

v Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.

v Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo.

v Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.

v El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.

v Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de contingencia y de evacuación, servicios médicos y limpieza.

En la actualidad, y a pesar de la crisis económica que atraviesa el mundo, los eventos no han perdido su importancia y continuidad, y es por eso que se está implementando el Turismo de eventos, para darle un auge más alto de importancia. Esto facilitará la organización de dichos eventos con más planificación y protocolo.

Queda de los universitarios de hoy, formarse en esta área del conocimiento para que sean ellos quienes se hagan cargo de esta nueva profesión.


Posts Relacionados



0 comentarios: