PRESENTACION DE UN EVENTO TURISTICO

A continuación estaremos tratando los siguientes temas:

Ø Etapa de preparación del evento.

Ø Presentación de un evento.

Ø Mercado mundial de un evento.

Ø Creación de una oficina de eventos.

Ø Organización internacional de la industria de turismo de eventos.

A continuación le estaremos mostrando los pasos esenciales para la preparación de un evento en general su presentación la forma de crear una oficina dedicada a la presentación de eventos sociales en general sean estos políticos religiosos atléticos o artísticos o de interés científicos., veremos la influencia que este a tenido en los últimos años y su desarrollo en las ultimas décadas.

La preparación de un evento

Con la finalidad de ejemplificar el tipo de preparación que se tiene que dar en un evento sea este social o deportivo, se describe una lista de control que puede ser útil como base para la preparación de eventos similares; este plan tiene la ventaja de que crea una conciencia ecológica entre la audiencia y genera ingresos al mismo tiempo (por medio de la venta de estos materiales).

Preparación del pre-evento

Identifique a los grupos involucrados y haga un compromiso con respecto a su plan de reciclaje. Sus involucrados (stakeholders) incluyen a proveedores, personal, voluntarios, contratistas, patrocinadores, participantes y la comunidad en general.

Acciones:

1. Nombre a un coordinador.

2. Decida si usted necesita comprometer a contratistas para Realizar cualquiera de las acciones siguientes. Asigne cada acción al personal, voluntarios, o contratista.

3. Si contratistas serán comprometidos para manejar la colección y levantamiento de reciclables y otra basura, incluya una cláusula en su contrato como:

PLANEACIÓN DE UN EVENTO LISTA DE CONTROL

PREPARACIÓN DEL EVENTO

¿QUIÉN ES RESPONSABLE? ¿PARA CUÁNDO?

1. Nombre al coordinador El comité de organización para seleccionar a un miembro 3 meses antes

2. Use a un contratista o al personal El coordinador coloca las citas de contratistas para reciclaje o colección. 2 meses antes

3. Incluya una cláusula del contrato El coordinador hace el contrato 6 semanas antes

4. Diseñe el plan de reciclaje El contratista en consulta con el coordinador 4 semanas antes

5. Elegir sistema de 2 o 3 contenedores N/A 4 semanas antes

6. Plan de sitio de contenedores El contratista en consulta con el coordinador 4 semanas antes

7. Identificación de contenedores N/A

8. Consiga los letreros de identificación de los contenedores El contratista 4 semanas antes

9. Identifique las áreas de servicio y organice la identificación para los recipientes grandes El contratista en consulta con el coordinador 1 semana antes

10. Organice colocación, uso y colección de contenedores El contratista 1 semana antes

11. Codifique las bolsas de acopio El contratista 1 semana antes

12. Comunique el plan a los involucrados El coordinador 2 meses antes

13. Plan de colecciones trastienda El coordinador consulta con los vendedores y aconseja al contratista 1 semana antes

14. Chequeo de materiales usados por los vendedores en el evento El coordinador 2 meses antes

15. Identifique oportunidades de re-uso El coordinador 1 semana antes

16. Cite al portavoz de los medios de comunicación El coordinador 2 meses antes

17. Promueva actividades de reciclaje El portavoz de los medios de comunicación Empiece 2 meses antes

ANUNCIE EL RESULTADO

1. Limpieza El contratista Día después

2. Entregue el material a los depósitos y el basural El contratista vía contratistas subalternos Día después

3. haga una retroalimentación El coordinador Semana después

4. Recopile los informes de reciclaje El coordinador Semana después

5. Continuación con los medios de comunicación El portavoz de los medios de comunicación Semana después

Presentación de un evento

A la hora o en el momento de presentar un evento debe de tenerse en cuenta el mayor de los factores que es el flujo grama el cual vendrá arrastrando con el la toma de decisiones y cada uno de los componentes de éxito que usted tiene a su favor entre los cuales están la publicidad y el tiempo.

Luego que se efectúa la toma de decisiones es necesario tener en cuenta que esta debe de emplearse de la manera a adecuada en las diferentes decisiones a tomar durante el transcurso de la presentación del evento

Entre los factores que conlleva la toma de decisiones y el flujo grama están:

Ø Quien es el auspiciador.

Ø Tipo de invitados.

Ø Que tipo de evento será.

Ø Donde se realizara.

Ø Quien lo presentara.

Ø Equipos y maquinarias.

Ø Recursos humanos.

Ø Brindis de A Y B.

Ø Montaje y preparación.

Ø Tiempo.

Ø Metas.

Mercado mundial de un evento

El mercado mundial de un evento es la red el internet, este es el mayor mercado para promover vender y promocional un evento sea este local nacional o mundial, ya que este cuenta con las más grandes revistas de mercado, Mercado de Reuniones llevado adelante por Market Probe International Inc. Además por la revista Meetings & Conventions y el famoso The Social Market El mercado social

¿Cómo iniciar un servicio de planificación de eventos u oficina de eventos.

¿Cuánto dinero se necesita para comenzar su negocio de planificación de eventos?

Eso dependerá del costo de vida en el área de su negocio sirve y si usted trabaja desde casa o desde el espacio de oficinas de alquiler.

Tenga en cuenta que mientras trabajar desde casa será mantener sus costos bajos, no se puede iniciar ninguna, pero el más pequeño de la planificación de eventos de negocios en una cinta de zapatos.

Abajo se muestran los costos de inicio para un caso hipotético de creación de una oficina de eventos. Las empresas de alta final ocupa 500 metros cuadrados de espacio de oficinas.

El propietario / administrador de este negocio cuenta con un completo planificador de tiempo menor y un contador de medio tiempo, así como los empleados temporales que se ocupan de su trabajo de oficina y que pueden ayudar a preparar diversos eventos.

Gastos en:

Ø (CSEP Certificado Profesional de Eventos Especiales) o CMP (Certified Meeting Planner).

Ø Alquiler.

Ø Equipo.

Ø Inventario.

Ø Licencias e Impuestos.

Ø Comunicaciones.

Ø Nómina.

Ø Publicidad y Promoción.

Ø Honorarios Legales y Contabilidad.

Ø Seguros (1 º Trimestre).

Como regla general, los acontecimientos sociales se desarrollan más los fines de semana y días festivos.

Éstos son las tareas principales que podría ser completar como planificador de eventos:

Para los grandes eventos, la investigación significar asegurarse de que hay una demanda para el evento mediante la realización de encuestas, entrevistas o la investigación de grupos focales.

La investigación en cambio puede significar averiguar todo lo que pueda acerca de los proveedores y los invitados.

La investigación también puede significar hablar a los planificadores que han producido otros hechos similares a aquella en la que se está trabajando.

O puede que te encuentres leyendo sobre las cuestiones de las costumbres y la etiqueta, especialmente si no está familiarizado con un tipo particular de evento

Independientemente del tipo de evento que esté planeando, la investigación debe incluir la solicitud de su cliente un montón de preguntas y escribir las respuestas.

Diseño. Su creatividad viene más en juego en la fase de diseño de la planificación de eventos, durante los cuales esbozar el conjunto "sentir" y "mirada" del evento.

Usted puede contratar a un consultor de planificación de eventos; tener a alguien que organiza fiestas observar un gran éxito de su evento, un plan de post-mesa redonda de discusión de eventos con sus empleados, obtener información de otros profesionales que trabajan en el evento, como el proveedor o el cantinero, o huéspedes encuesta en o después del evento.

Organización internacional de la industria de turismo de eventos

turismo de evento es un fenómeno que en las ultimas décadas a alcanzado su mas amplio desarrollo a nivel mundial ya que este es el encargado de las mayoría de los eventos tanto científicas, sáciales económicos, políticos, religiosos, ecléticos y artístico, que se realizan en todo el mundo.

La industria hotelera juega un papel muy importante y determinante debido a que estos son los mayores organizadores de eventos a nivel mundial.

Estos cuentan hoy día asta con un gerente de eventos el cual a su vez dirige un personal totalmente acto y capacitado por completo para la dirección y preparación de cualquier tipo de ceremonia evento congreso o conferencia que se efectué en el recinto.

La O.M.T es la principal organización de la industria del turismo de eventos y convenciones.

Pues ya para concluir este es un tema de suma importancia debido a que es una actividad que cada día es mas notable en el han vito social, es necesario que se abarque mas información sobre este tema ya que esta están muy escasas y debe de dársele mayor seguimiento e importancia para continuar con su desarrollo y futura dirección.

Pues espero que dicho ensayo pueda ser de interés y aportar algunas informaciones con respecto a los eventos y a su desarrollo en el ámbito de la industria turística y hotelera.

WILLIAN CASTRO estudinte de turismo

EJECUCION DE UN EVENTO 2da parte

Evento se refiere a cualquier acontecimiento, circunstancia, suceso o caso posible. Así, se dice eventualmente o ante todo evento en previsión de algo que, conjetural o previsiblemente, pudiera ocurrir en una circunstancia determinada.

En el ejecutamiento de un evento se debe tener presente: el tipo de evento que se va a presentar, la organización, planificación, objetivo, la ubicación, el público que a quien se le va a dirigir y la preparación por cualquier imprevisto.
El organizador del evento debe de ser creativo y optimista, planificar con tiempo es una ventaja para aquel que quiere que su evento sea el mejor.

Ejecutar un evento
Se proporciona una técnica denominada “ejecución de eventos” que permite a un control secundario transmitir eventos en sentido ascendente en su jerarquía de almacenamiento. La ejecución de eventos permite, por un lado, que los eventos puedan ser generados desde una ubicación más conveniente dentro de la jerarquía de controles y, por otro, que controladores de eventos se puedan asociar al control original y al control que expone el evento ejecutado.

La ejecución de eventos se utiliza en los controles de enlace de datos para exponer eventos de comandos provocados por controles secundarios (dentro de las plantillas de elementos) como eventos de nivel superior.


Diseño y ejecución de cualquier evento
Conciertos, desfiles de moda, congresos, coberturas informativas a televisiones, fiestas populares y privadas, exposiciones, bodas, inauguraciones, lanzamiento de nuevos productos de empresa, espectáculos de luz y sonido, disco móviles, son

algunas aplicaciones donde nuestros equipos técnicos y de producción le pueden ayudar a desarrollar y llevar a cabo su proyecto.
Cómo planificar exitosamente una reunión o evento

El profesional de Ceremonial y Protocolo destinado a la planificación integral de una reunión o evento, establecerá los criterios de organización más adecuados en relación directa a la finalidad que persigue el anfitrión.

Detectará sus intereses, objetivos específicos y motivaciones: (¿qué quiere celebrar?, ¿a quién se dirige?, ¿cuál es el targets de los invitados?, ¿desea obtener beneficios a largo plazo?, ¿qué imagen quiere transmitir?, ¿el acto tiene carácter oficial o privado?, etc.


Establecer una óptima investigación y planificación, resulta fundamental para la coordinación entre todas las partes que intervienen en la realización de un evento, por lo cual se diagramarán y detallarán las acciones dirigidas a cumplir objetivos generales y específicos.

En función de la evaluación detallada de estos aspectos, el coordinador general, seleccionará el lugar destinado para la ejecución del evento, y establecerá las pautas para una planificación exitosa. El ceremonial, brindará el marco para la adecuación de los intereses del anfitrión, junto a la utilización precisa de los dispositivos protocolares, aplicados en función al tipo de evento.

El Agente de Ceremonial definirá los criterios para el establecimiento de las precedencias, ubicación del centro métrico, aplicación de la ley de la derecha, del orden lateral, etc., categorización de los invitados (de honor, especiales), y el armado del cronograma, con los tiempos programados para la ejecución de cada secuencia.

El coordinador general, asignará las tareas correspondientes a su grupo de trabajo, en base a la observación de debilidades y fortalezas, capacidades, experiencia y formación académica. La elección acertada entre la tarea y la persona designada para realizarla, resultará en beneficio de la ejecución profesional del evento. Se establecerá un responsable de cada área, el cual, a su vez, tendrá a su cargo a su propio equipo de trabajo.

En la medida que se acerca el día del acto, reunión o ceremonia, se ajustarán los tiempos en el cumplimiento de las tareas asignadas.

La fluida comunicación y el intercambio continuo de información entre el organizador y sus asistentes, asegura la participación de todo el grupo, facilitando la toma de decisiones y el logro de los objetivos previstos.

En caso de surgir algún tipo de imprevisto, sobre la hora de inicio del evento, el coordinador general, demostrará su unidad de mando, manteniendo la serenidad, flexibilidad y creatividad, en función de adaptar lo previamente diagramado a las nuevas circunstancias.
Ventajas de una correcta planificación
Se trabaja en base a los objetivos definidos.
Estimula la creatividad, logrando un mejor uso de los recursos disponibles.
Facilita el alcance progresivo de las metas planteadas.
Coordina y unifica las acciones y los esfuerzos del comité organizador.

La planificación integral de un evento debería incluir
Definición de objetivos generales y específicos.
La temática del evento y su fecha tentativa de ejecución.
Organización del equipo de trabajo y los responsables de cada área.
Determinación del target y de la cantidad de invitados
Presupuesto – finanzas.

Elección de los posibles auspiciantes.
Contratación del lugar (acorde a la imagen que se desea transmitir).
Confección y envío de las invitaciones

Estrategias de difusión: (medios masivos, gacetillas de prensa, revistas especializadas).

Alternativas de acción en caso de modificaciones del proyecto original.
Contingencias y posibles soluciones.

Elaboración de mecanismos de supervisión, control y evaluación.
Diagramación de planillas para el seguimiento de las actividades de cada área.
Reuniones periódicas con los responsables de cada área (marketing, publicidad, catering, prensa, finanzas, ambientación, etc.)
Visita previa al lugar seleccionado. Ajuste y solución de problemas.
Elaboración de un cronograma, detallando las actividades protocolares previstas durante la ejecución del evento.

Seguimiento de los tiempos, y capacidad de respuesta ante posibles modificaciones.
Evaluación general: ¿se alcanzaron los objetivos?, ¿las estrategias diseñadas funcionaron según lo previsto?, ¿los resultados obtenidos fueron los esperados?

Algunos contactos que hay que hacer para un evento
El local que se va a utilizar
Quien lo promocionara
El publico a quien se invitara
El audio
Transporte
Demanda del evento

Quienes trabajaran en el evento
Algunos objetivos para la creación de un evento
Objeto
Futuro auspiciante (patrocinadores)
Lugar adecuado
Estrategia a utilizar para dar a conocer el evento
Método de supervisión
Método de control del evento
Forma de evaluar un evento
Diagramación
Organización
Reuniones de evento
Organigrama de actividades
Organizarse para dar seguimiento
Flujo grama

Programación de un evento
La programación dirigida por eventos es un paradigma de programación en el que tanto la estructura como la ejecución de los determinados por los sucesos que ocurran en el sistema o que ellos mismos provoquen programas van.

Para entender la programación dirigida por eventos, podemos oponerla a lo que no es: mientras en la programación secuencial (o estructurada) es el programador el que define cuál va a ser el flujo del programa, en la programación dirigida por eventos será el propio usuario --o lo que sea que esté accionando el programa-- el que dirija el flujo del programa.

Aunque en la programación secuencial puede haber intervención de un agente externo al programa, estas intervenciones ocurrirán cuando el programador lo haya determinado, y no en cualquier momento como puede ser en el caso de la programación dirigida por eventos.

El creador de un programa dirigido por eventos debe definir los eventos que manejarán su programa y las acciones que se realizarán al producirse cada uno de ellos, lo que se conoce como el administrador de evento.

Los eventos soportados estarán determinados por el lenguaje de programación utilizado, por el sistema operativo e incluso por eventos creados por el mismo programador.

En la programación dirigida por eventos, al comenzar la ejecución del programa se llevarán a cabo las inicializaciones y demás código inicial y a continuación el programa quedará bloqueado hasta que se produzca algún evento. Cuando alguno de los eventos esperados por el programa tenga lugar, el programa pasará a ejecutar el código del correspondiente administrador de evento. Por ejemplo, si el evento consiste en que el usuario ha hecho clicks en el botón de play de un reproductor de películas, se ejecutará el código del administrador de evento, que será el que haga que la película se muestre por pantalla.
Seguimiento y evaluación

Primeramente se estudiaron los principales elementos y características de los Subsistemas de Planificación, Seguimiento, Evaluación y Sistematización; se formularon los indicadores de Seguimiento y Evaluación apropiados a los objetivos del Proyecto; se definieron las principales técnicas e instrumentos de recolección de información, procesamiento, análisis para el seguimiento que permitan una participación activa de los diferentes actores vinculados con el proyecto, flujograma de información, entre otros.

Control, Seguimiento y Evaluación de Proyecto o evento te prepara para... Se persigue dotar a los participantes del conjunto de técnicas y metodologías que les puedan resultar útiles en el diseño y puesta en marcha de planes de seguimiento y evaluación de los eventos.

Eventos Especiales
“El propósito de los eventos especiales es mover una base pequeña de donadores individuales al nivel medio. Los eventos son usualmente las peticiones más fáciles qué una organización puede hacer.”
¿Por qué tener un evento especial?

“Típicamente hay tres razones para tener un evento especial. La primera es para establecer visibilidad para la organización, la segunda es para cultivar nuevos donadores y la tercera es para recaudar fondos. Esté claro en el objetivo principal antes de comenzar. Muchos eventos especiales fallan porque el propósito no estaba claro”.

Visibilidad es extremadamente importante para cualquier organización. Un evento debe poner a su organización a la vista de la comunidad. Puede ayudarle a dar información al público sobre su organización al igual que promocionar su evento.

Ejemplo:
Si la visibilidad es su propósito principal, usted podría tener una conferencia de prensa, una subasta o una cena con un orador nacional, o una presentación, en lugar de tener un lavado de autos.

Cultivación: es el proceso de acercar a la gente a su organización. Patrocinar eventos puede ayudar a cultivar donadores. Sólo enviar una invitación ayuda a ampliar el conocimiento de su organización y el evento y aumentar potencialmente la conciencia de la gente.

Ejemplo:
Si quiere cultivar nuevos donadores, puede ofrecer una merienda, una visita de campo o una dedicación, en vez de patrocinar un torneo de boliche o una venta de objetos usados.

Potencial de ingresos — Ésta es la parte de recaudación de fondos de los eventos especiales.

Ejemplo:
Si quiere recaudar dinero, podría también patrocinar una cena, un desfile de modas o un torneo de golf, en lugar de patrocinar una dedicación o celebrar el comienzo de una obra.

El punto – CONOZCA EL PROPOSITO DEL EVENTO
No confunda la misión de la organización con la misión del evento.

Análisis de: Dirección futura de la industria de congreso y evento en República Dominicana

Hablando sobre la dirección futura de la industria de congreso se puedo decir que esta da a conocer el objetivo de dicha empresa o compañía. Ya que abre su foro de prensas para enviar las informaciones de su producto a las vas televisivas y mediante periódicos. Cabe destacar que estas se enfocan el que al público le interese dicha información.

Algunas empresas hacen otro tipo de congreso que es con el motivo de dar a conocer la materia prima con que trabajan y se las presentan a estudiantes que cursan una carrera similar al funcionamiento de la tecnología que ellos poseen dentro de esa empresa.

Esta muy bien que ellos orienten a su público y que al mismo tiempo les den conocimientos a estudiantes para que salgan mejor preparados.
Hablando sobre el evento en República Dominicana se puede decir que quienes se encargan de ellos lo hacen con tal perfección que los invitados a dicha celebración solo les que da felicitar al encargado de este.

Estos se hacen con una planificación, coordinación, organización, decoración y sin número de cosas que tienen que hacer para que el evento sea del agrado de los invitados.

El encargado de un evento en este país debe de estar preparado y conocer a quien se le dirige el evento y con que ha de motivar al público en general. Nada me sorprende ya que en República Dominicana hay expertos y gente de buena capacitación.

Al concluir esta investigación a de decirse que lo principal para hacer un evento es saber el objetivo por el cual se hace, un evento es una petición u organización que se hace para atraer a un publico.
Debe definirse claramente la planificación y motivo por el cual se hace un evento, para que el público a quien se ha de dirigir se motiven a visitarlo.
Existen eventos especiales lo cuales se hacen para: establecer visibilidad de una organización, para cultivar nuevos donadores y la última es para recaudar fondos.

yeimy sanchez estudiante de turismo

EJECUCION DE UN EVENTO

En el siguiente tema estaremos hablando de lo que es la ejecución de un evento, programación, evaluación, eventos especiales, pero no podemos hablar de la ejecución del evento sin antes definir lo que es un evento que no es mas que una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduación.

Luego pasamos a lo que es la ejecución del evento donde los organizadores se reúnen en un mismo lugar para ya darle formato y planificar lo que es el evento en si.

Siguiendo con otros pasos que mostraremos a continuación…

Evento

Un evento es una actividad social determinada, un festival, una fiesta, una ceremonia, una competición, una convención, entro otros y que ya sea por las personas que acudirán a la misma o por el valor y la carga emotiva que uno mismo le ponga a una de estas, por ejemplo el casamiento de una amiga, ostentan un carácter de acontecimiento importantísimo e imperdible al cual se debe asistir, si estamos ante el segundo caso o en el caso de por ejemplo una ceremonia de entregas de premios, como pueden ser los Oscars, por lo menos, seguir el evento por televisión.

Entonces, dentro de lo que es un evento nos encontramos con aquellos que se desarrollan en una ocasión especial y que tienen un significado de ritual, ceremonias, entre estos se encuentran: el bautismo, un funeral, una boda, un nacimiento y una graduación.

También dentro de la larga lista de los eventos están las fiestas, que son ritos sociales en los cuales se festeja un acontecimiento importante, como ser un cumpleaños, un aniversario.

Luego, nos encontramos con los festivales que son acontecimientos o celebraciones que cuentan con la organización de la comunidad o municipio de un lugar determinado y pueden ser de música, étnicos, de las artes, de cine, de teatro, literario, alternativo, entre otros.

Otro de los tantos eventos que hay y que suelen ser los más celebrados y vistos por el género masculino, son los eventos deportivos o competiciones, entre los que se pueden incluir los torneos de fútbol, de hockey, de tenis, de básquet y de voleibol.

Y finalmente, entre los eventos más salientes, se encuentra la convención, que es la reunión de especialistas o fanáticos de un tema determinado que fijan un punto y una fecha de encuentro para intercambiar ideas, análisis, opiniones, materiales sobre el tópico en cuestión. Un ejemplo pueden ser las convenciones de fans de un grupo musical o de médicos clínicos.

Ejecución de un Evento

Es la fase en la que, estando los participantes del evento reunidos en el mismo lugar y al mismo tiempo, comparten las actividades planificadas y demás.

Planificación y Organización de un Evento

La organización de eventos es el proceso de diseño, planificación y producción de congresos , festivales, ceremonias, fiestas, convenciones u otro tipo de reuniones, cada una de las cuales puede tener diferentes finalidades.

A la hora de organizar cualquier tipo de acto o evento y, para que el mismo, se desarrolle adecuadamente hay que tener en cuenta muchos aspectos de la más diversa índole; para tener un mayor control sobre el desarrollo del acto, coordinar mejor todas las tareas y tener un mejor seguimiento de todas las fases que lo componen.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento, es la de:

Realizar el presupuesto y el cronograma,

La selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro

La tramitación de permisos y autorizaciones

La supervisión de los servicios de transporte

Los servicios gastronómicos

La coordinación logística integral

Entre otros.

Se hace una clara definición del por que los objetivos, comité de planificación y el papel del coordinador, público beneficiario, presupuesto, formato y duración, asistencia prevista, programación, y lugar de la celebración.

Dependiendo del tipo de evento, también puede formar parte de la gestión: el desarrollo de una línea temática, el registro previo y la acreditación de los participantes, la coordinación de los oradores o conferencistas, la decoración del lugar, mobiliario, equipamiento audio-visual, entoldados, servicio de seguridad, baños portátiles, planes de contingencia y de evacuación, servicios médicos y limpieza.

A la hora de organizar un evento hay que definir muy claramente unas cuestiones básicas, tales como qué tipo de acto se quiere realizar, a quién va dirigido, qué objetivo se quiere conseguir o qué fecha sería la idónea.

Una vez claro el tipo de evento comienza la fase de preparación, que son todas las acciones que han de realizarse antes de la ejecución del acto para que éste se desarrolle satisfactoriamente. Es la fase más costosa porque hay que encargarse de cosas muy diferentes.

El listado de puntos a tener en cuenta a la hora de llevar a cabo la organización de un evento depende directamente del tipo de evento que se desea realizar, pero podríamos enumerar algunas de las acciones más habituales:

Elaboración de la lista de invitados

Envío de las invitaciones correspondientes

Seguimiento y confirmación a dichas invitaciones

Contratación de catering

Contratación de un ambiente musical

Decoración del local

Contratación de transmisiones

Micrófonos y atril en caso de posibles discursos

Telefonía fija y móvil

Proyectores, Etc.

Compra de posibles obsequios a los asistentes

Contratación de azafatas y/o intérpretes

Un largo etc.

La organización de un evento es una potente y eficaz herramienta de marketing promocional puesto que nos permite acercarnos y conocer al cliente, comunicarnos con él y ofrecerle, de forma directa y amable, los productos y/o servicios de nuestra empresa. Pero, para lograr que nuestro evento cumpla sus objetivos debemos tener en cuenta las siguientes recomendaciones:

Debemos definiría los objetivos que deseamos alcanzar al organizar un evento, cuál es nuestra meta, qué deseamos lograr. Debemos hacerlo de manera clara para asegurarnos que el evento sea útil.

Determinar nuestro público objetivo, hacia quién estará orientado nuestro evento.

Conocer el presupuesto del que disponemos para su realización.

Plantear su valor diferencial, para lo cual debemos conocer qué asuntos se van a tratar, la personalidad de los asistentes, las organizaciones que convocan o patrocinan el evento y los asistentes VIP. La unión de estos aspectos generarán atractivo e interés al evento.

Estudiar las debilidades y las fortalezas, debemos procurar reducir las debilidades y evitar perder las fortalezas.

Conocer los recursos internos en la empresa y las personas que componen nuestro grupo de trabajo.

Ser creativos, el evento debe ser original, pero sobre todo crear un entorno y una experiencia coherentes y que consigan los objetivos de comunicación. Imaginar, innovar y aprender de la experiencia de otros, potenciar lo que nos gustó de otros eventos adaptándolo a nuestra empresa y su sector.

Definir el programa, el cómo darle ritmo y asegurar que fluya. Organicemos la agenda del evento de forma clara y atractiva.

Selección de los proveedores, qué tipos de proveedores buscamos, sus características, los riesgos y oportunidades que representa cada tipo y coordinarlos para una máxima calidad de trabajo y para evitar riesgos.

Búsqueda y selección del lugar donde se llevará a cabo el evento y si es adecuado para nosotros, por su acceso y capacidad.

Publicitar el evento nos ayuda a construir marca. La publicidad debe ser creativa para que llame la atención y el público acuda. Debemos valernos de todos los medios que podamos: telemarketing, internet, mensajes de correo electrónico, marketing directo personalizado, relaciones públicas, colaboraciones con medios de comunicación (radio, TV, periódicos), los socios de la empresa, todo.

Planificar y determinar la jerarquía del evento. Debe haber un solo responsable a quien dirigirse en caso de consultas.

El gran día, tenemos una gran cantidad de actividades a coordinar y de riesgos potenciales. Debemos estar preparados con el planning a la mano para no olvidarnos de los detalles de las actividades y comprobaciones que debemos realizar, la coordinación del equipo, etc. y así asegurarnos que todo el evento se celebre con éxito.

Análisis post-evento, el trabajo no termia con el evento, ahora nos toca medir los resultados. Si han sido establecidos de antemano, podremos valorarlos y compartirlos con el resto de la empresa. Identifiquemos cuántos negocios se han realizado (contratos cerrados, contratos a palabra, etc.), medir cuánto tiempo ha dedicado cada medio de comunicación a nuestro evento, calcular el número de asistentes, etc. Guardemos estos resultados para comparar con el siguiente evento y así poder establecer mejoras y evoluciones, sobre todo si el evento es repetitivo.

Evaluación del Evento

La evaluación es el proceso de verificación del evento. A través de la evaluación, el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden más y más exitosos cada año. A continuación encontrarás una serie de puntos a considerar en el proceso de evaluación:

Evaluar como equipo. Tomarse el tiempo para reunirse inmediatamente después del evento para debatir cómo salió, mientras los detalles están todavía frescos. Algunos de los asuntos que resulta interesante debatir:

El evento cumplió con sus fines y objetivos? ¿Por qué sí y por qué no?

¿Qué puntos no fueron incluidos en la lista de verificación?

- ¿Cuál fue la información formal e informal acerca del resultado del evento?

- Dado el esfuerzo comprometido en la organización del evento, ¿valió la pena o no?

Registrar el resultado de la evaluación. Para registrar las ideas del Equipo acerca del evento, utilizar la página de consejos prácticos del Youth Venture titulada “Planilla de Resumen del Evento”. Llevar un registro acerca de las “lecciones aprendidas” mejorará los eventos venideros.

Pedir a los participantes información acerca del resultado del evento. Averiguar la opinión de los participantes acerca del evento a través de una conversación o de una encuesta. La herramienta de Youth Venture “Modelo de Encuesta de Opinión del Evento” ofrece un ejemplo de encuesta que se puede repartir entre los participantes al término del evento.

Evaluación de resultado

Momento en el que se establece el grado de cumplimiento de los objetivos establecidos y la eficiencia de las prestaciones.

Eventos Especiales

“El propósito de los eventos especiales es mover una base pequeña de donadores individuales al nivel medio. Los eventos son usualmente las peticiones más fáciles qué una organización puede hacer.”

¿Por qué tener un evento especial?

“Típicamente hay tres razones para tener un evento especial. La primera es para establecer visibilidad para la organización, la segunda es para cultivar nuevos donadores y la tercera es para recaudar fondos. Esté claro en el objetivo principal antes de comenzar. Muchos eventos especiales fallan porque el propósito no estaba claro”.

Visibilidad es extremadamente importante para cualquier organización. Un evento debe poner a su organización a la vista de la comunidad. Puede ayudarle a dar información al público sobre su organización al igual que promocionar su evento.

Ejemplo:

Si la visibilidad es su propósito principal, usted podría tener una conferencia de prensa, una subasta o una cena con un orador nacional, o una presentación, en lugar de tener un lavado de autos.

Cultivación: es el proceso de acercar a la gente a su organización. Patrocinar eventos puede ayudar a cultivar donadores. Sólo enviar una invitación ayuda a ampliar el conocimiento de su organización y el evento y aumentar potencialmente la conciencia de la gente.

Ejemplo:

Si quiere cultivar nuevos donadores, puede ofrecer una merienda, una visita de campo o una dedicación, en vez de patrocinar un torneo de boliche o una venta de objetos usados.

Potencial de ingresos Ésta es la parte de recaudación de fondos de los eventos especiales.

Ejemplo:

Si quiere recaudar dinero, podría también patrocinar una cena, un desfile de modas o un torneo de golf, en lugar de patrocinar una dedicación o celebrar el comienzo de una obra

El punto CONOZCA EL PROPOSITO DEL EVENTO

No confunda la misión de la organización con la misión del evento.

Ejemplo:

Asegúrese de que el tipo de evento no choca con su misión: (i.e. una prueba de vinos hecha por los alcohólicos anónimos, un tour en una mansión organizado por la coalición de abogacía de vivienda, una competencia de pistolas de juguete con pintura realizada por la comisión de paz.

Al concluir este tema de los eventos después de una larga búsqueda nos damos cuenta de la importancia que son la planificación, ejecución y sobre todo la evaluación de los eventos ya que a través de esta el equipo puede festejar sus fortalezas e identificar sus debilidades para poder corregirlas. A través de evaluaciones cuidadosas, los eventos pueden ser más y más exitosos cada año.

Algunas de las tareas que incluye la organización de un evento , es la de realizar el presupuesto y el cronograma, la selección y reserva del espacio en el que se desarrollará el encuentro, la tramitación de permisos y autorizaciones, la supervisión de los servicios de transporte, los servicios gastronómicos, la coordinación logística integral, entre otros.

Esperando que usted pueda acoger y aprender de la elaboración y preparación de un evento, sus componentes y el tiempo que este puede durar en su elaboración.